互联网时代基层单位档案数字化建设探析

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1、“互联网+”时代基层单位档案数字化建设探析中共临沂市委党校教务处摘要：目前，我国档案工作正逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这就需要我们不断用创新的互联网思维来转变传统的档案思维，实现超常规发展。本文通过对基层单位档案数字化建设面临的问题进行分析，从而提出加强基层单位档案数字化建设相应的对策。关键词：档案数字化;互联网+;档案管理;对策;“互联网+”是物联网、云计算、社会计算、大数据等新一代信息技术融合的新形态。随着国家信息化建设的推进、电子政务的广泛应用、网络化管理技术平台的构筑，档案管理模式和手段正逐步被信息化、网络化的管理模式和手段所取代。0前，“在互联网+”建设的大环境

2、下，我国档案工作正逐步落实“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，这就需要我们不断用创新的互联网思维来转变传统的档案思维，实现超常规发展。一、基层单位档案数字化建设面临的问题（一）档案信息数据库建设滞后。在“互联网+”时代，由于信息技术的高速发展，传统载体档案将面临全面的数据化而不仅仅是数字化。纸质档案全文数字化是档案信息上网的棊础，这也是网络环境下档案信息查看采集利用的前提。数字化可能是僵死的信息储存，而数据化则是可检索和可以进行关联分析的活数据。数字化的文件（图像、音乐、PDF等）无法被现有的搜索引擎搜索到，而数字化文件被数据化之后，是可以被基于文本的传统搜索引擎检索到。数字化带来了数据

3、化，但是数字化无法取代数据化。当前，基础单位数据库建设定位不准确、标准规范缺失、数据质量不高等，开发和提供的档案信息多是二次信息，即目录、文摘等，而作为一次信息的档案全文信息开发较少，用户只能看到检索页，但看不到全文，不利于档案信息的釆集利用，也对互联网背景下的档案数字化检索的发展造成了不利影响。全力构建一个包括全文数据库、文献数据库和多媒体数据库在内的多类型数据库系统任务艰巨。（二）现代化的办公设备不足。计算机设备是档案的载体，设备的好坏直接影响档案数字化管理的步伐，由于资金不足或领导不重视，目前，许多基层单位的办公设备较少，档案数字化管理中的软件资源建设、硬件资源建设、网络资源建设等基础

4、建设投入不够，有的基层单位的办公设备比较落后，计算机使用年限长，系统和硬件不能及时更新，计算机系统和程序的陈旧老化，数字化设备的标准不能达到国家的具体标准要求，先进的数字化设备比较缺乏。还有的单位A部局域网没有搭建起来，电子文档收集工作仍采用传统的方式和手段，严重影响了档案工作的效率和准确性。（三）数字化档案安全意识淡薄。在“互联网+”时代，网络技术在档案管理中的应用越来越广泛，不但推动了档案管理的快速发展，也给档案信息安全带来挑战。我国的《档案法》规定：“档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用”。由于数字档案载体的脆弱性，信息的不稳定性和对计算机软硬件的

5、依赖性等特点，带来了数字档案资源的易消亡性，给保持数字档案的原始性、真实性增加了困难。同时，由于网络兵有连接形式的多样性、开放性、互连性等特征，病毒入侵、黑客攻击随之而来，造成档案信息的泄密、假冒、篡改等诸多问题，甚至给整个网络安全带来威胁。维护档案信息的安全，成为“互联网+”时代档案工作面临的又一重大挑战。（四）档案管理人员专业素质较低。在“互联网+”时代，档案工作是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作的信息化程度高，对计算机等技术设备的依赖性很强，对档案工作者队伍要求也越高，就必然要求人员熟练地操作各项先进设备，了解相关的操作知识，能够正确地处理常见的问题和困难。档案管理人员不仅要有档

6、案业务基础知识，而且也要有网络信息技术能力，不仅要有档案责任意识和服务意识，而且还要有安全防范和应急处理能力。由于网络信息技术更新换代的速度较快，部分档案管理人员专业学习跟不上职业要求，多数员工只是经过短时间的培训，无法拥有娴熟的服务技能和丰富的网络技术知识，成为目前困扰档案信息化、数字化建设的一大难题。二、加强基层单位档案数字化建设的对策（一）加强数字化建设，强化档案数据库建设。按照“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，严格遵循标准规范，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档。纸质档案在进行数字化操作的过程中，应对符合一定耍求的纸质档案文献进行数字化，耍按照档案整理、档

7、案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收等基本环节进行。在数字化过程中，纸质档案数字化应以件为单位自动捕获数字化元数据，包括数字化授权信息、数字化日期与吋间、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬设备等。应将数字化元数据与A泶数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库，并异入数字档案室应用系统提供检索服务。目录建库要选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能直接或间接