探析如何加强基层单位档案管理的建设工作

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1、探析如何加强基层单位档案管理的建设工作黑龙江省双鸭山市宝清县民政局宝清155600摘要：基层单位档案管理影响单位工作的继承和发展。阐述了基层单位档案管理工作的意义，从档案管理制度化、规范化建设的要求岀发，强调了公文质量的重要性，论述了充分利用现代科学技术和手段，提高档案管理人员的综合素质，从而实现档案管理现代化的途径。提出了创新工作思维，充分利用档案的价值的思想。关键词：基层单位；档案管理；建设!/•■、刖目档案管理工作只有坚持与时俱进，不断适应新形势的需要，不断开创新的工作局面，才能达到科学规范的目标。基层单位的档案管理工作，

2、是档案管理全面工作的一个方面，必须提升管理水平。由于基层单位工作简单的特点，有些人认为档案管理工作无足轻重，对档案管理工作的重要性缺乏深刻的认识，使档案工作远离单位中心工作，发挥不了应有作用。1.加强基层单位档案管理工作的作用1.1作为考察依据的作用在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的、档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更A客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。1.2作为参考的作用由于档案属于最可靠的

3、参考材料，没有被总改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料,是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何地区或公司等都有自己的档案管理工作室。所以，当所涉及的难题需要参考档案的吋候，只要到有关档案工作室就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同吋做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作等。1.3组织工作活动的真实记录基层单位不可再生的宝贵财富，档案涉及的范围广泛，具冇丰富的内容，是翔实

4、可靠的凭证，较之苏他信息，具有自身非常大的优势。随着我国社会经济的发展，信息技术和网络技术逐渐走进人们的工作生活，我国的档案管理在取得发展的同时，也面临着巨大的挑战。我国传统的档案管理是以档案实体的保管和利用为重心，社会的发展使档案的管理逐步走向以档案信总存储和利用为重心，走向规范化和信息化。1.基层单位档案管理存在的问题2.1档案管理的投入不足由于受到各方面的限制，基层单位对于档案工作不是太重视，因此，对于这方面的投入也是有限的，造成在技术和管理上往往都比较落后。随着信息技术的发展，计算机网络技术等逐渐在一些大档案的管理中得到

5、运用，但是基层单位运用计算机网络技术的比较少，还停留在手工收集、检索的阶段，档案的信息量较小，档案的利用和开发不够。2.2基层单位的档案开发不足很多基层单位档案部门的内部管理自成体系，相互之间没奋积极地沟通和联系，使得各部门间较为封闭，一些馆藏的信息很难实现资源的共享，造成了“各自为政”的尴尬局面，档案管理的信息功效没奋充分发挥，档案的管理效率和利用的效果不足，这是当前一个亟待解决的问题。2.3档案管理工作氛围的缺失档案管理工作氛围的缺失极大地影响到档案管理工作人员的工作热情，影响到单位档案管理工作的质量，从而影响到单位工作的继

6、承和发展。基层单位要重视培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，以适应档案管理工作的新形势，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的轨道。1.加强基层单位档案管理的建设工作3.1档案设备要现代化完善内外部硬件设施是保管好档案的必备条件。在做好档案的保密过程中，我们加强了档案室的管理，对档案室进行了调整。一是将单位的基建档案、文书档案、人事档案、会计档案搬到较高楼层，解决档案容易受潮、发霉的问题。二是根据国家、省市有关保密规定安装了“三铁二器”。3.2档案管理要计算机化利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷，编号、制作检索

7、工具、存储、查找调阅，其中最基本的就是要利用档案管理软件，将档案内容分门别类的输入计算机，形成档案信息数据库，这样可以使检索方便、快捷、准确，既节约了吋间，也避免了手工检索可能出现的失误，且电子文件出现后，它的积累和归档工作也需要计算机来完成；3.3档案载体要现代化从纸质载体开始到出现感光材料、胶片、磁带、磁盘、光盘等新型档案载体，它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储等优点，因此，传统的纸质材料将逐步让位于新型的现代化档案载体；第四，要充分利用计算机网络，利用网上信息量大、传递速度快的优势，共享档案资源，还可以利用网络进

8、行档案工作的宣传等。当然，这里要注意档案信息安全，树立网络安全意识，特别是不能将单位的重要机密档案信息存入网络，否则会造成机密档案被窃取或毁坏。3.4提高档案利用的效率作为档案部门最主要就是为用户提供相关档案资料的服务，提供准确的信息是最基本的业务要求。因此，基