西安市音视频电子文件归档与音视频电子档案管理规定.doc

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1、西安市音视频电子文件归档与音视频电子档案管理规定附件1：音视频档案机读目录项目及说明音视频档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、组号、件号、参见号、摄录者、时间、组名、题名、文字说明、存储文件名、文件类别、开放状态。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限：音视频档案所划定的保管期限，包括永久、30年（长期）、10年（短期）。年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字表示。部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始的顺序编号。件号：为4位阿拉伯数字，同

2、一组内的音视频档案从“0001”开始的顺序编号。参见号：与本件音视频档案有密切联系的其他载体档案的档号。摄录者：音频档案的录音单位或录音人，视频档案的拍摄单位或拍摄人。3时间：音视频档案的摄录时间。采用8位阿拉伯数字表示。组名：本组音视频档案的主要内容或者事由。题名：本件音视频档案的标题。文字说明：本件音视频档案的说明，包括事由、人物等要素，或者对题名内容的补充。存储文件名：本件音视频档案的计算机文件名称，由档号加文件格式构成（见第九条第（二）款）。文件类别：音视频文件类别代码。开放状态：本件音视频档案是否开放的标记，开放为“T”,不开放为“F

3、”。3附件2：音视频档案目录数据库结构及字段表字段名称字段名字段类型字段长度全宗号QZH字符型6保管期限BGQX字符型4年度ND字符型4部门BM字符型100组号ZPZH字符型4件号ZPH字符型4参见号CJH字符型20摄录者SYZ字符型100时间SJ字符型8组名ZM字符型160题名TM字符型160文字说明WZSM字符型254存储文件名CCWJM字符型30文件类别WJLB字符型2开放状态KFZT逻辑型23