浅议企业档案全面质量管理

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1、浅议企业档案全面质量管理王颖（哈尔滨城市建设投资集团有限公司，黑龙江哈尔滨150000）摘要：档案质量是档案的牛命线，档案质量的好坏直接影响期效用。其实从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管思想，使档案质量不断提高。关键词：质量管理；含义和特点；解决和改进档案为经济建设服务，这是毋庸置疑的。但是为经济建设服务木身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面不能一提到为经济件事服务，就狭隘地狱火的多少经济效益划等号。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的牛存和持续发展创造某种基木的条件，

2、所以它的效益最终大多表现为社会效益。档案质量是档案的牛命线，档案质量的好坏育•接影响期效用。其实从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管思想，使档案质量不断提高。1档案全面质量管理的含义和特点全面质量管理的理论是二十世纪六十年代初期形成的一门新兴的专门科学。它引起了世界各国的瞩目，起源于美国，我国自1978年推行了全面质量挂钩以来，在理论和实践上都有一定的发展，并取得了丰硕的成果，国家标准中质量管理的定义是“确定实质方针、目标和责任。并在质量体系中通过诸如质量策划、质量控制、质量保证和质量改进使其实施的全部管理职能的

3、所有活动。”这个定义在全面质量管理概念的理解汲取了现在数学方法、自动控制、系统工程、可靠性理论、工程心理学、价值分析等科学的成果，其主要标志是把科技管理、行政管理和统计方法邮寄的结合起来，建立起一整套质量工作体系，保证能经济地牛产出满足用户要求的产品。其根木原则是：质量不能靠检查处理啊，而应该把质量建立在设计过程、生产过程、使用过程的基础上，并从这个目的触犯，开展保证质量管理的职能，同时，由于全面质量管理休系设计到市场调查、新品开发、牛产检验、销售服务等各个环节，质量的信息又通过质量部门反馈到设计生产部门，作为改进质

4、量的依据，应该在推进全面质量管理和贯彻实施IS09000系列标准的实践中，进一步探索、总结和提高，为形成有中国特色的全面质量管理而努力。所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平。以保证档案的饿高质量。它具有一下几个特点：(1)全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如个处(室)所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合，严

5、格按照有关标准和要求公用完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的几时归档。(2)程控制。从公文的起草、审核、咅质、传递。行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。2解决和改进档案质量问题的步骤档案现状不容乐观，有的单位对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱：

6、档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训：档案管理软件等都配备不齐全：室藏档案数量不完整：平吋不注意文件、资料的收集、整理：档案制度不完善：有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。分析现状，找岀档案存在的质量问题。首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。分析产生档案质量问题的主要原因，找出影像档案质量的各种因素，针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。同计划和目标对照，检查采取措施后

7、受到的效果。总结经验，巩固成绩，把成功的惊叹和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。3档案质量管理的要求全面质量管理的饿质量核心是提高人的素质，掉众人的积极性。档案工作中涌现出的人才市档案管理的经营的精英，他们对档案工作的质量研究和发展起着一种引导潮流的作用，全面质量管理论的形成有两个原因，一是科学技术的发展，对产品质量的要求阅历阿越高的趋势，二是企业管理理论的发展在企业管理中越来越重视人大作用

8、。3.1必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切的关系。其中。领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。3