浅议企业档案规范化管理

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1、浅议企业档案规范化管理　　摘要：文章试析了企业档案管理不规范的表现形式，就如何做好企业档案的规范化管理问题进行了探讨。关键词：企业档案；规范化；管理Abstract:thearticleanalyzehowtheformsofenterprisearchivesmanagementisnotstandardtothestandardizationofthemanagementoftheenterpriseproblemsarediscussedinthispaper.Keywords:enterprisearchives;Standardization;management

2、中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)规范档案管理是一个企业在发展过程中管理工作的重要标志。企业档案管理工作做好了，即可以为企业管理者及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，又可以有利于社会各方准确认知企业经营成果，为企业与各方进行有益合作奠定坚实的基础。1企业档案管理不规范的表现形式7企业档案管理规范化是建立在企业良性发展基础之上的，也是企业在整个发展过程中管理工作的重要环节。企业档案管理内容覆盖面广，管理工作繁琐，不规范的管理会导致档案管理杂乱无章。档案管理不规范主要表现有三点：一是部分企业缺乏对档案管理工作重要性的足

3、够认识，财力、人力投入不足；二是档案收集不规范，有的企业在档案收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；三是有的企业档案管理人员素质不高造成档案整理不规范，特别是在立卷过程中，有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符等等。诸如此类现象，给规范档案管理工作带来消极影响，给决策者提供不完备的信息，这样给企业的发展造成严重后果。因此只有使企业档案管理实现规范化，才能为企业决策者提供强有力的决策依据，才能为企业持续发展提供强有力的保障。2如何做好企业档案的规范化管理2.1做好企业档案管理中的保管工作2.1.1档案存放应依据档

4、案载体选择档案柜架。底图不宜折叠，磁性载体应选择防磁设施，重要档案应备份。档案管理人员应选择合适的装具，纸质档案可选用五节柜或密集架；底图可选用多层抽屉的金属底图柜，采取平放或卷放的保存方式，不易折叠；录音带、录像带、光盘、磁盘、磁带等可选用防磁金属柜等装具，存放时注意防磁、碰撞；企业的重要档案应备份，防止反复多次利用造成损毁。2.1.27档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救，对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。对已接收进馆的档案，要先进行消毒、去尘、去污，以防止有害物质、虫霉进入库内；对已损坏或不利于永久保存因素的档案材料进行去污、去酸、加固、

5、档案字迹的显示与恢复、档案修裱等处理，以恢复原貌，提高档案耐久性；对易损的制成材料和字迹，可采用复制副本、拍照等方式，制成复制品提供使用，以保护档案原件，档案保管人员要具有高度的责任心，持之以恒，防止档案的损坏，确保档案的安全。2.1.3档案库房要保持干净、整洁，并具有防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能，并保持适宜的温度、湿度。档案库房要配备合适的消防器材，并按要求定期进行检查、更换，安全使用电器设备，对电源、线路、开关、照明设施定期检查，消灭一切火灾隐患；档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免阳光直射档案；档案库房保持适宜温

6、度，防潮、防湿、防高温，要注意纸质载体档案与其他载体档案保管条件的差异，分类保管为好；同时还要对有害生物采取防护措施，库房和柜架内防止防虫剂，发现虫霉及时处理，确保档案寿命。2.1.4做好档案保管的保密工作。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。首先要做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分7、判定档案的开放与控制使用范围。其次是做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的

7、密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。2.2档案管理操作流程要规范化2.2.1文件的收集工作。现代企业的档案管理人员已经不同于传统企业档案员，不再是“看堆守摊”的库房管理工。他们要有责任感和使命感，关注本企业有归档责任的部门在工作中对有价值的文件材料的收集和积累情况，定期指导其按规定对有价值的文件材料进行收集、积累、整理和归档，避免重要资料在归档前就丢失和损毁。同时要时刻关注社会的进步、企业的发展、企业内部部门职能的拓展、先进的技术和先进的管理方式方法在本企业的应用等