办公自动化概述

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1、第1章办公自动化概述1.1办公自动化的形成1.2办公自动化的概念1.3国内OA软件面临的新挑战习题1.1办公自动化的形成1.1.1第一代办公自动化以个人电脑和办公套件为主要特征，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现了个体工作的自动化。第一代办公自动化的特点是：(1)要有一台中档以上的个人(或商用)电脑，并安装一个高版本的操作系统(如Windows98或OS/2WarpServer)和一组跨平台的办公套件(如MSOffice97或Lot

2、usOfficePro)。(2)它是面向办公室管理层和事务处理人员的管理信息系统(MIS)。它基于传统的关系型数据库，以结构化数据为主要处理和存储对象，只限于企业内部数据的计算和统计。第一代办公自动化的框架如图1-1所示。图1-1第一代办公自动化的框架1.1.2第二代办公自动化从信息技术的发展来看，基于关系型数据库的第一代办公自动化系统存在着以下不足：(1)PC的负担过重，且价格偏高。(2)由于缺乏公共的基础通信平台，因而不仅通用性差、可再用性低，而且没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台。(3)系统自适应能力差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息

3、。(4)信息管理只限于企业内部，没有或缺少外部信息来源。第二代办公自动化系统具有以下特点：(1)以网络为中心，以非结构化数据的信息流(或工作流)为主要存储和处理对象。(2)利于在企业内部建立通信基础平台，提高了办公效率，增强了系统的安全性。第二代办公自动化系统的框架如图1-2所示。图1-2第二代办公自动化系统的框架1.1.3第三代办公自动化第三代办公自动化是以网络(Internet/Intranet/Extranet)为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。1996年，世界《经济合作与发展组织》(OECD，OrganizationforEc

4、onomicCooperationandDevelopment)在“科学技术和产业展望”的报告中首先提出了“以知识为基础的经济”概念，把其归纳为知识经济(KnowledgeEconomic)。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通(Communication)、协调(Cooperation)和控制(Control)，即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持。在部署实施基于知识管理的第三代办公自动化系统过程中，企业与机构需要以下几项条件：(1)把知识管理融入BPR(业务流程重组)

5、。知识管理只有与业务流程紧密相连，才能获得成功。(2)改造企业文化。知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化。(3)建立学习型企业。所谓学习型企业，是指通过不断的学习来提高竞争力的企业。1.2办公自动化的基本特征1.2.1办公自动化的概念办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。1.2.2办公自动化的特点及业务分类1．办公自动化的特点(1)办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它有以下几个特点：办公自动化是一门综合性新学科，它涉及文秘、行政管理、电子、

6、机械、物理等10多个学科。其支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人机工程学。其利用技术为计算机技术、通信技术和自动化技术。(2)办公自动化是一个人—机—信息系统，它是人、机器和信息资源三者关系的综合体现。其中，人是加工过程的设计者，同时也是指挥者和成果的享用者；机器是加工的手段；信息资源则是加工的对象。(3)办公自动化是信息的一体化处理过程，其信息包括语音、数据、图像、文字等。办公自动化是将不同技术功能的办公设备用网络联成一体，将处理语言、数据、图像、文字等组合在一个系统中。(4)办公自动化处理的是面向非结构化的管理问题。2．办公业务的分类和典

7、型形式办公业务的分类主要指办公室业务的分类、办公人员的分类、办公室信息形式的分类等。按业务流程的确定程度，办公业务可分为三类：(1)确定型：事物、数据处理是确定的，易于计算机程序化的实现。(2)非确定型：事务处理过程有较多的不确定性，程序化方法不易实现。(3)混合型：介于上面两者之间，部分处理过程是确定的，另外部分处理过程是不确定的。按业务性质，办公业务部门可以分为两类：(1)以程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的计划科、财务科、信息中心等。(2)以非程序化信息处理为主要职能的办公室，如企业的领导办公室、行政科、秘书处等。办公业务有