有效运用会议时间.doc

《有效运用会议时间.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、中国3000万经理人首选培训网站一、有效运用会议时间1.会议失败成本知多少会议长久以来已是管理上一种不可或缺的工具，透过有效的会议沟通，将可以花最少的时间而获致最大的效果；但如果进行不当，「会而不议，议而不决」，则成为管理上最大的浪费，一个失败的会议所蒙受的损失至少有以下几项：l筹办会议所投入的人力、金钱、物力。l直接生产效益的短少。l招致与会者的不满意与反感。l问题解决时效的丧失。2.会议的种类会议依照目的及性质的不同大致可区分为五大类：(1)宣达会议此类会议的目的主要在将重大的决策、规定或情报告知有关人员，由于没有文书转达的误解，并能立即解答疑问，是管理者最常采用的一种会议方式，此时

2、主席扮演着信息提供者的角色。(2)检讨会议此类会议的目的在控制各部门的工作进度及品质，同时让与会者了解其它单位的现况，主席主要的职责在检核进度，发觉异常。深圳市德信诚经济咨询有限公司中国3000万经理人首选培训网站(3)协调会议此类会议之所以召开主要因为部门间利害发生冲突，或者需要众多单位配合实施，主席的主要职责在控制发言顺序。(4)解决问题会议此类会议主要目的在集思广益，共商可行办法，主席主要职责在鼓励参与确认对策。(5)搜集意见会议此类会议主要目的在获得与会者的意见，因此主席只扮演触媒的角色，尽量创造热烈的发言气氛。参　与　会　议　程　度与会者主席与会者检讨会议协调会议解决问题会议搜

3、集意见会议宣达会议主席参与会议程度说明深圳市德信诚经济咨询有限公司中国3000万经理人首选培训网站主席的职责主席是会场的灵魂，会议的成功与否全看主席能否发挥他的职责，主席的职责可以归纳为下列数项：+议程的控制+防止少数垄断+决议的确认+时间的掌握+引发注意力+问题的澄清+鼓励参与+争论的解决+维持会场秩序+避免讨论离题主席的职责课程中分组讨论的主持人其角色也与主席类同，必须在限定的时间内带领小组，找出问题的症结，并提出对策，所以分组讨论可以说是会议主持技巧最佳的练习机会。(1)议程的控制如果会议中设有司仪，议程是由司仪宣布，但是议程转换的决定权却操在主席中。一般会议的议程应包含下列程序。

4、u主席宣布开会u报告出席人数u报告会议议程u宣读上次会议记录u报告上次决议案执行情形u进行本次会议预定讨论事项u临时动议u宣读决议事项u散会深圳市德信诚经济咨询有限公司中国3000万经理人首选培训网站(2)时间的掌握马拉松式的会议通常收不到会议的效果，一般的会议最好不要过两个小时，否则与会者身心俱疲，根本无心恋栈，因此主席必须有时间观念，在开会前就宣布此次开会预定使用时间，并在计划时间内，完成会议目标。(3)问题的澄清会议中所讨论的问题往往不够明确，例如「目前工厂交货不顺如何解决？」是所有的货都不顺还是少数几样？所谓的交货不是指生产落后抑或品质发生问题？这些问题如果能以明确的数字或事实加

5、以描述，将可以使问题具体化，避免牛头不对马嘴的讨论。(4)争论的解决会中难免有些争论，如果争论得不到实时解决，将影响后续的议程，因此主席如果发现争论过于冗长无法解决，应适时插入，或者径付表决，或者延至下次议题中讨论。(5)避免讨论离题会议中讨论离题是常有的事，有的借着会议大吐苦水，有的则尽在芝麻蒜皮的事件上大作文章，此时主席应委婉制止，将讨论拉回主题。深圳市德信诚经济咨询有限公司中国3000万经理人首选培训网站(6)防止少数垄断会议中难免有些人态度较为专横，气势凌人，频频要求发言，此时主席应让其它人有发表意见之机会。(7)决议的确认会议中决议如未经确认，经常会船过水无痕，只被当成意见而被

6、视为决议来认真执行，甚者发生混淆，与当初决议大相径庭，因此主席有必要将决议确认。(8)引发注意力一般会议并未如脑力激荡会议一样热烈有趣，因此并非人人都有参与的兴趣，所以如何引发注意力，避免有人打瞌睡或私人谈天是主席的工作。(9)鼓励参与会场开放而热烈的讨论气氛是会议成功的基础，如此才能搜集到各方的意见，因此主席应创造一个民主、开放、自由的讨论空间，让每个人畅所欲言。(10)维持会场秩序开会最怕有人不遵守规定，例如随意走动、聊天、任意发言等举动，因此主席必须随时制止任何破坏会议进行的行为。深圳市德信诚经济咨询有限公司中国3000万经理人首选培训网站如何参与会议一般人都不喜欢会议，但是如果我

7、们从另一个角度来看，个人透过会议却可以说服别人接纳自己的意见，或者表现自己的才华，会议并不是一件令人厌恶的事情，我们不但要摒弃消极的心态，更要以积极的态度做好参加会议的准备。(1)参加前的准备　当您接到会议通知，首先要考虑几个问题。与会者有那些人？不同的与会者将会影响会议的进行及结果，从与会者名单亦可预测会中将有那些意见会被提出，如果阻力大于助力则应尽早安排对策。会议的目的是什么？会议有各种不同的召开目的，有的是老调重弹，有的是为了