信息环境下的项目档案管理

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1、信息环境下的项目档案管理［摘要］建设项目档案管理，需要建设、设计、施工、监理各单位全方位的参与，其由施工单位负责收集施工全过程中的图纸、声像等档案资料，整理后按时移交给设计单位的档案部门，由档案部门负责项冃档案的接收、整理、组卷及文件资料的数字化加工。［关键词］管理；建设项目；档案doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.02.098［屮图分类号］G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2017)02-0-021项目档案管理的现状1.1项目档案管理普遍存在的问题在项目施工过程中，领导、基层管理人员及施工人员意识不到项目

2、档案管理工作的重要性，基层单位没有专职或兼职的档案管理人员。另外，各单位和部门之间缺乏相互的沟通交流，不落实档案管理责任，往往是重工程建设，轻档案管理，在工程完工时，各单位才幵始整理工程资料。种种因素，造成项B档案资料管理无序，资料流向不明，收集不齐全，组卷、归档的档案存在与工程实际不符的情况，给工程后继工作带来了严重的影响和无法估量的损失。1.2当前常见的项目档案管理方法1.2.1组建项目档案管理领导小组建立由建设单位（业主）牵头，设计、施工、监理等单位参加的联合项目档案管理领导小组。施工单位建立以项目经理为主，技术员、施工员为辅的，负责管理好施工现场的施工图纸

3、、设计更改通知单、施工更改设计、补充设计的施工图纸等档案资料的团队。设计单位，由项目施工图纸的设计者和档案部门的管理人员一起负责施工图纸、文件、计算数据、会议纪要等资料的收集、整理。监理单位，由现场监理负责施工现场的各种文件、资料，图纸等管理情况。建设单位（业主）以合同为依裾，以经济为杠杆组织协调各单位，建立健全项目档案管理工作的各项规章制度，明确各方责任。明确工作范围,明确归档时间，责任落实到人。工程从立项到竣工，由施工单位负责收集施工伞过程的图纸、声像等档案资料，整理后按吋移交给设计单位的档案管理人员，他们再进行整理、组卷、文件资料的数字化加工。1.2.2建立

4、完善的项目档案管理工作流程和管理制度建立完善的项目档案管理工作流程和管理制度是保证项目档案完整、准确、齐全的前提。根据国家、行业的有关标准、规范，并结合各单位的实际情况，建立行之有效的建设项目档案管理制度和管理工作流程，实现档案管理工作的常态化、标准化、规范化与信息化。加强项目档案管理制度建设，建立档案管理工作程序，是做好项目档案管理工作的根木保障。必须明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设单位是工程项目的业主，也是工程和项目档案的接收者，应承担好工程建设过程中档案管理工作的组织者，把项目档案纳入合同管理，明确各方责任，组织协调各方工作，及时沟通档案资

5、料的管理现况，交流档案管理信息，根据合同规定，要求各单位管理好与建设项目相关的文件、档案资料，并整理组卷，按时向档案部门移交。2信息环境下的项目档案管理2.1链接局域网，建立设计单位档案管理部门网站建立设计单位档案管理部门网站，搭建档案信息发布平台，令档案管理系统通过局域网与相关业务系统()A、EIP系统对接，实现各类档案信息资源的集屮管理，遵循电子文件与实体文件同步归档，本着“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，由档案管理部门将条目的主要信息录入到档案管理系统中，同时上传相应的电子文件，实现档案信息资源共享，2.2以档案管理系统力平台，构建档案信息发布网页建立档案信

6、息发布网页，为用户查询、检索提供了极大的方便，用户不用再跑到档案部门，足不出户就可以完成借阅、査看档案信息、浏览电子文件全文、归还电子档案等。建立档案信息发布网页，传递建设、设计、施工、监理等各单位的档案管理情况，及时发布档案信息，在各类档案中为用户提供方便快捷的査询和检索功能，档案管理工作的效率和质量都将得到极大的提高，实现项冃档案的动态管理。2.3项目档案数字化建设使用数据库技术以及高速扫描技术将声像文件、纸质文件、电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。档案数字化建设的主要方法是全文储存档案，实现数字化形式的管理，对档案信息中的文字内容与有图像信息进行融合

7、，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。这也需要将纸质材料进行数字化转换，其可以利用扫描仪进行输入。它还包括了对图像文件进行压缩管理后的重命名，并存放在一个固定的路径上，在需要时可以通过文件名查找。有些档案是需要永久？T娴模?需要对光盘进行刻录，这样冰能妥善处理这些问题。2.4做好档案信息资源的提供利用工作档案的提供利用工作，是档案的基础性管理工作，是档案功能的再扩展，其能够产生明显的经济效益和社会效益。档案信息资源的开发与利用，能有效地促进项目档案管理信息化的进程。在进行档案

8、信息资源开