浅议信息化环境下的公路工程档案管理

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1、浅议信息化环境下的公路工程档案管理山东省阳信县公路管理局山东阳信251800计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和互联网搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。一、档案信息化建设的内涵“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案木身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理

2、后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案木身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信

3、息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。二、公路工程档案管理的特点第一，成套性。对于工程项目档案这一重要特点，主要是通过项目的开展初期到项目实施的整个过程的所有档案进行归档，其中包含了项目的立项、项目审核、项目工程招标、项目现场勘测以及项目的实施等全方位的文字、图片以及影像等档案。在建设项目活动中，成套性又包括了总体成套性、工作程序成套性以及单位工程成套性和立档单位的成套性。成套性也是工程项目档案最突出的特点。第二，原始性。在工程

4、建设过程中，工程档案成为了其建设过程的衍生产物，同时也成为了在进行项目建设时所构成的首要资料。因此，这些项目档案都是具有一定的记录性和真实性，更具有不可再生性等特点。在进行工程建设

5、］寸,不针对项目档资料的整理和收集，那么会让这些资料的不完整性或者甚至形成无资料可查的情况。比如环境污染监测报告等。即便在事后进行了弥补，但是其真实性以及可靠性将会大大降低，无法达到原始材料令人信服的效果。第三，专业性。建设项目的实施需要根据一个总的计划，这个总计划是需要通过许多单项工程的开展来实现的，它是整个项目所涵盖的不同的领域的

6、文件记载，对不同管理活动的内容进行记录。第四，多样性。一个建设项目各个环节中所涉及的专业以及领域产生的文件内容是存在差异的。因为参加建设的单位具有多元化的特点，所以档案也具备了主体多元化的特点。而从建设项目档案载体上看，也体现出多样性的特点,既包括了光盘、软盘，同吋还包括了录音录像、纸质以及照片等。第五，动态性。建设项目从最初的设计到最终的验收都处于活动的状态下，正是由于这种动态性的特点决定了对建设项目的环境监测也必须是实吋的、动态的。三、信息化环境下建设公路工程档案管理措施1.建设项目档案管理信息化。第一，档案

7、信息的数字化，即使用数据库技术以及高速扫描技术等将声像文件、纸质文件等传统文件以及电子档案，系统地组成一定结构的档案信息库。第二，档案网站建设。档案信息网站依托公共信息服务网站而存在，它以主页方式对档案以及有关档案的服务进行宣传。档案管理信息化建设中，档案信息网站的建设是非常关键的步骤。第三，数字化档案构建。数字化档案其技术手段是通过计算机网络来进行远程获取所需档案信息的方式，这个形式的档案构建，更多的是为用户提供数字化的档案的使用，同时也体现出档案资源利用的便捷。2.工程项目档案管理信息化的措施。首先，要实现档

8、案管理的数字化，主要方法是全文储存档案，要实现数字化形式的管理，需要针对档案信息中的文字内容以有图像信息进行融合，把这些相关信息录入目录数据中进行管理，并且实现把目录数据制作成相关的检索入口分类，从而才能更好、更便捷地实现对整个档案的全文检索。档案的数字化主要包括了将纸质档案转化为数字档案，传统的档案材料都使用纸质材料作为载体，这就需要将纸质材料进行数字化转换，其中可以进行扫描仪输入。还包括了对图像进行压缩以及管理,通过压缩图像文件，可以接上大量的存储空间。而管理图像文件主要是对图像文件压缩后重命名，存放在一个固

9、定的路径上，在需要吋可以通过直接按照文件名查找。数字化的档案如果仅仅散存于光盘或者硬盘之中，利用效果会较差，所以必须进行有效管理，这样才能确保使用时可以快速找到，通常的做法是利用软件进行辅助管理。有些档案是需要永久储存的，如果计算机系统发生损坏，就会造成原有数据以及档案损失，此时对光盘进行刻录，就能够妥善处理这一问题。其次，档案管理的网络化。与人工管理相比，计算机管理有着