地方高校重大活动档案归档管理探索

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1、地方高校重大活动档案归档管理探索随着高等教育改革发展不断深入，地方高校怎样高质高效地做好重大活动档案归档管理工作，促进档案资源体系建设，真实记载反映学校改革建设发展历程，已经成为地方高校档案管理工作亟待研究解决的一项重要课题。中国4/vie　　1地方高校重大活动档案归档管理的意义　　重大活动作为地方高校办学历程中发生的具有标志性影响的重大事件，在学校办学某一时期乃至整个发展过程都处于十分重要的地位，就学校建设而言，有着极其重要甚至可能具有里程碑式的意义。　　1.1地方高校重大活动档案归档管理是记载学校发展历史的重要载体。地方高校重大活动档案，指涉及学校建立、

2、合并、升格、转型、庆典、规划等标志性事件以及教学、科研、文化、外事、学生、服务等规模影响较大的办学活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体的记载性材料。地方高校重大活动档案归档管理，是真实记载、原貌反映学校建设发展重要历程、历史面貌、重大轨迹和珍贵信息的必然要求，是适应经济社会发展和高等教育综合改革，推进地方高校改革建设、科学发展的内在需求，同时也是规范提高地方高校档案管理水平，促进地方高校档案管理发展的应有之义。　　1.2地方高校重大活动档案归档管理是档案资源体系建设的迫切需求。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《

3、关于加强和改进新形势档案工作的意见》，2015年3月，河南省委办公厅印发了《关于加强和改进新形势档案工作的实施意见》，这些都对地方高校积极适应全面深化改革的新常态，准确把握档案工作的新发展、新变化和新要求，深刻认识重大活动档案归档管理的重要性和必要性，进一步加大支持力度、完善档案工作体制、健全三个体系、依法加强重大活动档案管理使用提出了明确而迫切要求。　　2地方高校重大活动档案归档管理的现状分析　　作为地方高校，办学底子薄弱、发展历程单一、管理服务体制机制不够完备、管理服务队伍数量不足且素质偏低，往往造成档案管理工作特别是重大活动档案归档管理普遍存在归档不及

4、时、不规范和不完整等情况。分析研究地方高校档案管理的现状与不足，有利于我们有针对性地改进和开展工作。　　2.1高校档案管理意识不够强。地方高校改革发展起步晚，办学功能不健全，在很长时间里学校及师生的主要思想和精力都投入到了优化办学条件、加快师资队伍建设、加强教学管理、强化科学研究等工作中，对于校园文化建设、校史记载宣传、学校精神凝练传承等软实力的关注和投入都严重缺失。具体到档案管理工作，从学校领导到普通师生，都普遍存在档案意识薄弱，对档案工作缺乏重视的现象。具体工作承办单位及人员的着眼点和着力点通常只集中在完成具体的事务性任务，极少会关注和注重工作过程中有价

5、值资料、实物的留存、收集、整理。档案管理部门对一些重大活动缺乏必要的关注和跟踪，对档案工作没有投入应当的思考、精力和措施。　　2.2高校档案管理措施不到位。地方高校档案管理制度不健全，对重大活动档案的收集、整理、归档、使用等系列环节，缺乏完善的配套制度，容易造成重大活动有价值档案资料的流失。组织承办又往往涉及多个部门，档案资料统一收集整理的主体不明确，职责不明晰，容易出现重大活动档案资料散失在不同部门、不同人员手中，可能会导致学校重大活动历史档案的缺失断层。重大活动档案归档管理的监督检查机制不健全，跟踪、指导、督促、检查工作不到位，档案管理部门与活动承办单位

6、之间沟通联系不够紧密，缺乏相应的收集、筛分、归档、利用等规范工作流程，导致重大活动档案归档管理工作效率低下。　　2.3高校档案部门工作受限制。地方高校档案管理部门地位尴尬，很难有效行使职能。档案管理部门职能相对单一，对重大活动参与力度不够，同时缺乏必要的制度保障，对重大活动的档案收集无法进行有效监督、指导和检查，难以保证其系统性、完整性。档案管理队伍薄弱，相关档案管理研究、数字化建设等专业人才匮乏，专兼职档案管理人员不足，难以形成稳定高效的战斗力。多数地方高校档案管理设备老化，档案电子化进程缓慢，未具备完善的档案管理系统，工作模式依然停留在纯手工阶段，未能建

7、立相应的网络平台，档案信息化水平较低，不能适应新形势下档案管理的信息化、数字化建设要求。　　2.4重大活动档案归档范围界定难。地方高校对于重大活动档案的特殊性和丰富性认识不足。首先，对于重大活动的界定不明。其次，重大活动本身特点不一，具有层次高、规模大、任务紧、涉及面宽、影响宽等特点，比如说高级别领导视察调研，升格校庆庆典、党代会及标志性重大专题会议、重要检查评估，重大教学科研成果、重大表彰奖励、重大突破性办学成果以及各类高层次学术交流研讨会议等，在此过程中形成的文字、音像、实物等档案资料量大、质杂、类多，哪些属于有价值的档案资料，具备归档价值的档案资料又如

8、何确定价值层次，通常缺乏既定科学的衡量标准和归档管理