谈高校照片档案的归档管理

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1、谈高校照片档案的归档管理摘要：照片归档工作是高校档案管理中的一项重要内容，如何发挥照片的最大价值，取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度，纸质照片和数码照片都需要规范管理，需要各方面配合共同做好照片的归档工作，服务高效建设关键词：照片归档管理0引言档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继

2、承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中，照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，故更具有感染力。照片起始于法国，1826年法国的一个夏天，JosephNiepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价

3、值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。在档案管理中，照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力。由于其独特的记录形式，在档案利用中发挥了重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册，琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，收到良好的效果。1照片档案归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物，

4、参加与本单位有关的重大公务活动照片，本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片，记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片，记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片，其他具有保存价值的照片。2照片归档原则尽管照片档案的应用十分广泛，但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要进一步的文字说明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明。2.1照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括：照片号底片号、照片题名

5、、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或一组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底

6、片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。2.2数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像（照片）、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG

7、格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。归档时应标明互见号，格式为：全宗号—光盘号—照片号（标注于纸质照片的文字说明中）或全宗号—册号—张号（标注于数码照片的文字说明中）。3照片归档管理

8、注意事项照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视，防范在先，未雨绸缪。3.1提高认识，加强领导。加强一级归档，完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整，加强和完善二级照片档案管理，建立以