档案论文：数码照片归档与管理

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1、数码照片归档与管理内容摘要：近年来，随着数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，因此做好数码照片档案管理工作具有重要的意义。本文对数码照片的产生、归档要求和管理进行了论述。首先阐述了数码照片档案管理的必要性和重要性，具有很强的现实意义。数码照片管理的完善化、规范化，不但可以实现优化地提供查找利用，而且可以促进数码照片管理水平和质量的不断提高，促进企业经营生产的发展。因为数码照片档案真实记录了本单位或企业的重大活动和事件，保存它是本单位为日后查考凭证和参考借鉴之用。接着，对数码照片的归档范围进行了界定，明确凡是在本单位活动中直接

2、形成的，反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收集范围。同时，介绍了数码照片的收集归档方法和要求。在做好前期收集工作的基础上，数码照片的档案管理关键在于数码照片的整理和保管，本文将数码照片分为七类，对数码照片的整理分类提出了参考意见。对于数码照片的保管，本文从技术上指出了注意事项，以保证数码照片档案的长期有效。文末指出数码照片档案的研究是新生事物，尚处于摸索阶段，还有待于积极研究数码照片档案的特点，不断完善数码照片的管理。关键词：数码照片档案管理6数码照片归档与管理近年来，随着数码相机的普遍应用，形成了大量的数码照片，为丰富、充实档案库存提供了有利条件，因

3、此做好数码照片档案管理工作具有重要的意义。一、数码照片档案管理的重要性1、定义。数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。2、数码照片的特点。传统的纸质照片档案管理中，要求底片、说明、照片3位一体，才是一份完整的照片档案。但是在实际收集过程之中，往往不是缺说明就是少底片。此外在相当多的机关和部门，由于原底片的唯一性，冲洗复制的资金问题，使得照片档案收集成为一项难题。数码照片可以

4、较好的解决以上问题。数码照片数据，它既是照片又是数据底片。数码照片的属性数据库里，可生成或填入标题、时间、作者、注释、关键字、种类、数据描述等等信息，这些信息是自动随着图像数据可以复制的。这就避免了底片、说明、照片之间对应时产生的差错。数码影像的原数据，应该说就是相机拍摄后，没有调整或修改的数据。并不能简单认为，相机存储卡上面的数据才是原数据。因此原数据收集比原底片收集容易的多。3、数码照片档案的管理。数码照片档案的管理主要是对在生产经营过程中产生的数码照片按照其保存和使用价值进行有序的管理。数码照片管理的完善化、规范化，不但可以实现优化地提供查找利用，而且可以促

5、进数码照片管理水平和质量的不断提高，促进企业经营生产的发展。因为数码照片档案真实记录了本单位或企业的重大活动和事件，保存它是本单位为日后查考凭证和参考借鉴之用。二、数码照片档案的收集1、收集归档范围凡是在本单位活动中直接形成的，反映本单位主要职能活动和工作成果的数码照片均属收集范围，至少包括以下几方面：（１）领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的数码照片；（２）本单位组织或参加的重要外事活动的数码照片；6（３）记录本单位重大事件及异常现象的数码照片；（４）与本单位其他载体档案有密切联系的数码照片；（５）本单位其他具有保存价值的数码照片。2、收集归档方法及

6、要求数码照片档案的收集归档工作比传统纸质照片档案复杂，应采取集中收集与捕捉信息随时收集、零散收集相结合，定期收集与不定期收集相结合、关键还是要在数码照片形成后，档案管理人员要督促摄影者或承办部门及时整理，向档案管理部门移交，尽快归档。特别值得注意的是，一定要确保数码照片档案有一个完整的文字说明，准确地概括出数码照片所反映的全部信息。数码照片档案由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。完整的数码照片档案应包括数码图像文件、纸质数码照片和文字说明３部分。数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。文字说明以EXCE

7、L电子表格形式，以张为单位，写明照片题名、拍摄者、拍摄时间等。照片题名:简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20070104。永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号。3、数码照片档案的整理对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参

8、照文书档案