新时期环境下如何做好高校人事档案管理工作研究

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1、新时期环境下如何做好高校人事档案管理工作研究　　[摘要]我国越来越注重高等教育的发展，高校已多达2000多所，同时每年高考毕业生进入高校就学的也高达几十万，所以高校是一个相对来说人事流动比较大的地方。长期以来，我国的高校人事档案管理工作都比较弱后，大部分高校还停留在手工整理、纸质存档的阶段，而其管理工作也仅停留在资料的汇总保存上，现阶段我国高校的人事档案管理工作过于僵化、死板、不规范，既不能体现其作用，也不能引起学校和学生的关注。现代社会是一个信息化、科技化的社会，如何改变高校人事档案管理工作现状，做好高校人事档案管理工作十分值得人去分析和思考

2、。　　[关键词]人事档案;新时期环境;高校;管理工作　　人事档案管理主要是将个人的社会经历、学历情况、家庭情况、思想品德、个人能力及相关奖励和处罚的情况记录在档案，这份档案跟随并记录了人的一生。我国目前的档案保管工作还比较落后，并未完全达到信息化、科技化。高校应该是人才、科技、思想水平都比较高的单位群体，更应当率先发现其内部人事档案管理工作方面存在的问题，并分析其解决的对策。　　1高校现人事档案管理中存在的问题　　1.1资料保存不完善　　据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍，高校人事档案主要包括以下内容：学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校

3、毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等，还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来，相对来说并不完善，比如个人身体情况、能力情况等。　　目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善，不能体现个人的整体情况，仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料，所以在保存过程中，容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况，一旦档案室发生火宅等情况，档案资料极易受到损害，难以保存。　　1.2人力物力不足　　高校有专门的档案科

4、室来保存档案，用铁制柜分门别类的进行保存，大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案，档案管理部门人员非常清闲;但一旦到了毕业季，档案室管理任务繁重，大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理，这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙，但由于他们缺乏经验，且无法确保资料的保密性，给档案管理工作带来一定困难。由此可见，我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训，专业技能不高。　　在物力方面，由于学校对人事档案管理不甚关注，所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化，就需

5、要计算机系统和扫描系统等设备，而目前这些设备都配备不足。同时，由于档案室空间有限，很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中，而只能放部分简单的内容，且由于存储空间有限，很多时期较早的档案被移交至其他部门，导致档案信息不完整。由此可见，我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。　　1.3档案调取缺乏灵活性　　高校对人事档案的管理是保密的，学生只有在毕业时才可调取自己的档案，而且档案由文件袋包装，加贴封条，其内容严格保密，连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时，缺乏灵活性，往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间，如果是异地单位，

6、则需要的时间更久。而且在调取档案过程中，档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来，耗时耗力，对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然，不利于档案管理;并且档案内的内容，是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。　　1.4档案保存环境安全性低　　高校本身的档案保管室，没有非常严密的保管设施，只有一些防护栏门锁柜子锁等设施，被偷盗的可能性高。另外，档案室纸质文件偏多，比较干燥，很多档案室设施陈旧，存在安全隐患，同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患，不能很好的做到防火防灾。　　2新时期环境下做好高校人事档案管理工作　　2.1强化档案材料搜集的真

7、实性及档案工作严谨性　　21世纪是一个竞争和挑战并存的时代，社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展，越来越多的人步入大学课堂接受高等教育，未来，90%的人都要接受高等教育，也将有更多的学生选择读研、留学，单位企业也将逐渐规范化，建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中，要把搜集内容具体到实践内容，不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外，还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中，必须保持科学严谨的态度，保障材料的真实性和系统性。　　2.2提高档案管理员工综合素质　　针对于目

8、前高校人事档案管理人员不足，专业性不强，有以下几点建议。　　2.2.1扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员　　以往的档案管理人员多半是由学校内部调动