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时间:2018-11-29
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1、新时期环境下如何做好高校人事档案管理工作研究 [摘要]我国越来越注重高等教育的发展,高校已多达2000多所,同时每年高考毕业生进入高校就学的也高达几十万,所以高校是一个相对来说人事流动比较大的地方。长期以来,我国的高校人事档案管理工作都比较弱后,大部分高校还停留在手工整理、纸质存档的阶段,而其管理工作也仅停留在资料的汇总保存上,现阶段我国高校的人事档案管理工作过于僵化、死板、不规范,既不能体现其作用,也不能引起学校和学生的关注。现代社会是一个信息化、科技化的社会,如何改变高校人事档案管理工作现状,做好高校人事档案管理工作十分值得人去分析和思考
2、。 [关键词]人事档案;新时期环境;高校;管理工作 人事档案管理主要是将个人的社会经历、学历情况、家庭情况、思想品德、个人能力及相关奖励和处罚的情况记录在档案,这份档案跟随并记录了人的一生。我国目前的档案保管工作还比较落后,并未完全达到信息化、科技化。高校应该是人才、科技、思想水平都比较高的单位群体,更应当率先发现其内部人事档案管理工作方面存在的问题,并分析其解决的对策。 1高校现人事档案管理中存在的问题 1.1资料保存不完善 据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍,高校人事档案主要包括以下内容:学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校
3、毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等,还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来,相对来说并不完善,比如个人身体情况、能力情况等。 目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善,不能体现个人的整体情况,仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料,所以在保存过程中,容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况,一旦档案室发生火宅等情况,档案资料极易受到损害,难以保存。 1.2人力物力不足 高校有专门的档案科
4、室来保存档案,用铁制柜分门别类的进行保存,大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案,档案管理部门人员非常清闲;但一旦到了毕业季,档案室管理任务繁重,大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理,这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙,但由于他们缺乏经验,且无法确保资料的保密性,给档案管理工作带来一定困难。由此可见,我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训,专业技能不高。 在物力方面,由于学校对人事档案管理不甚关注,所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化,就需
5、要计算机系统和扫描系统等设备,而目前这些设备都配备不足。同时,由于档案室空间有限,很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中,而只能放部分简单的内容,且由于存储空间有限,很多时期较早的档案被移交至其他部门,导致档案信息不完整。由此可见,我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。 1.3档案调取缺乏灵活性 高校对人事档案的管理是保密的,学生只有在毕业时才可调取自己的档案,而且档案由文件袋包装,加贴封条,其内容严格保密,连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时,缺乏灵活性,往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间,如果是异地单位,
6、则需要的时间更久。而且在调取档案过程中,档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来,耗时耗力,对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然,不利于档案管理;并且档案内的内容,是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。 1.4档案保存环境安全性低 高校本身的档案保管室,没有非常严密的保管设施,只有一些防护栏门锁柜子锁等设施,被偷盗的可能性高。另外,档案室纸质文件偏多,比较干燥,很多档案室设施陈旧,存在安全隐患,同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患,不能很好的做到防火防灾。 2新时期环境下做好高校人事档案管理工作 2.1强化档案材料搜集的真
7、实性及档案工作严谨性 21世纪是一个竞争和挑战并存的时代,社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展,越来越多的人步入大学课堂接受高等教育,未来,90%的人都要接受高等教育,也将有更多的学生选择读研、留学,单位企业也将逐渐规范化,建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中,要把搜集内容具体到实践内容,不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外,还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中,必须保持科学严谨的态度,保障材料的真实性和系统性。 2.2提高档案管理员工综合素质 针对于目
8、前高校人事档案管理人员不足,专业性不强,有以下几点建议。 2.2.1扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员 以往的档案管理人员多半是由学校内部调动
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