档案管理系统的使用与档案信息化

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1、档案管理系统的使用与档案信息化信息技术科张静2015.3一、电子文件与电子档案概述二、纸质档案的数字化加工技术三、数字文档集约管理系统操作一、电子文件与电子档案概述电子档案与纸质档案的数字化加工（一）电子文件的定义（二）电子文件的分类与特点（四）电子档案的定义（三）电子文件与电子档案的关系（五）电子文件归档与电子档案的移交一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工（4）1998年美国俄亥俄州立政府提出的：电子文件是部门与部门职工在履行办公职责过程中产生和接受的数据的

2、编释；是证明机构职能、政策、程序、实施或其它办公活动数据的编释。电子文件可以以构件形式存在而不是以人们熟知纸质文件的保存系统的传统方式存在。国际上的定义（1）1993年成立的国际档案理事会电子文件委员会：能够为数字电脑操作、传输和处理的文件。（2）美国联邦管理法规中：包括数字的、图形的及文本的信息，它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。（3）1995年澳大利亚《记录未来——电子文件管理的方针和政策》中：其所载信息的形式，适用于数字计算机进行检索、加工和交流的文件。没有一个统

3、一的标准一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工（1）2009年颁布的中办和国办《电子文件管理暂行办法》本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。国内定义（2）GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》电子文件（ElectronicRecords）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字

4、设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件的定义电子档案与纸质档案的数字化加工概念的理解①它形成于数字设备（如计算机、扫描仪、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；②以数码形式存储在外存储器上；③读写、操作、传递需设备;④可以借助网络传输。一、电子文件与电子档案概述（二）电子文件的分类与特点电子档案与纸质档案的数字化加工TGADPMIV文本文件（Text，代码为T）图形文件（Graphic，代码为G)图像文件（Image，代码为I)视频文件（V

5、ideo，代码为V)音频文件（Audio，代码为A)数据（库）文件（Database，代码为D)多媒体文件（Multimedia,代码为M)程序文件(Program,代码为P）按照计算机文件编码格式分为：一、电子文件与电子档案概述（二）电子文件的分类与特点电子档案与纸质档案的数字化加工各种类型的电子文件又有不同的储存格式：文本类文件有DOC、Excel、XML、RTF、TXT、PDF等格式;声音类文件有WAV、MP3等;图像类文件有JPEG、TIFF等格式。一、电子文件与电子档案概述（二）电子文件的

6、分类与特点电子档案与纸质档案的数字化加工非原生电子文件：将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入或扫描转化形成的文件。按照文件的生成方式分：原生电子文件：计算机系统中直接生成的原始文件一、电子文件与电子档案概述（三）电子文件与电子档案的关系电子档案与纸质档案的数字化加工传统的档案理论认为：文件是档案的前身，档案是文件转化的结果。电子档案就是“归档电子文件”归档电子文件archivalelectronicrecords指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动

7、提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。GB/T18894—2002《电子文件归档与管理规范》电子文件电子档案鉴定、分类、整理一、电子文件与电子档案概述（四）电子档案的定义电子档案与纸质档案的数字化加工电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。——《电子档案移交与接收办法

8、》第一章第二条一、电子文件与电子档案概述（四）电子档案的定义电子档案与纸质档案的数字化加工属于原生电子文件档案数字化副本电子档案文书类电子档案数码照片数字录音数字录像纸质档案（卷、件）数字化副本纸质照片档案数字化副本录音、录像等档案数字化副本《2014年全国档案事业统计年报制度》对电子档案的分类情况。两个来源一、电子文件与电子档案概述（四）电子档案的定义电子档案与纸质档案的数字化加工一、电子文件与电子档案概述（五）电子文件归档与电子档案的移交电子档案与纸质档案的数字化