论档案管理信息化系统在学校档案管理中的应用

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1、论档案管理信息化系统在学校档案管理中的应用　　学校是一个浓缩的小型社会，学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文件材料，是教育事业的重要组成部分，也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料。在改革开放，社会信息量不断增长的今天，人们对各类信息包括档案信息的获取要求越来越大，利用的速度要求越发快速、准确，这就要求我们在学校档案管理过程中，改变传统的学校档案管理方式，建立现代化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化，全面提高学校档案信息化管理水平。　　一、学校档案管理信息化系统的内涵　　学校档案管理信息化系统

2、是针对学校学生的的大量业务处理工作而开发的管理软件，主要用于学校学生信息管理，总体任务是实现学生信息关系的系统化、科学化、规范化和自动化，其主要任务是用计算机对学生各种信息进行日常管理，如查询、修改、增加、删除，另外还考虑到学生选课，针对这些要求设计了学生信息管理系统。推行学校档案管理信息化系统的应用是进一步推进学生学籍管理规范化、电子化、控制辍学和提高义务教育水平的重要举措。学校档案管理信息化系统具备以下特点：5　　1、档案管理信息化系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理；构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过

3、程的信息化处理，包括采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。　　2、档案管理信息化系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。　　3、现代化学校档案管理系统有着很大的容量，可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理。　　二、学校档案管理信息化系统和传统学校档案管理

4、方式的区别　　1、传统学校档案管理方式管理手段落后、硬件设施不达标。学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。学校档案管理信息化系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。　　2、传统学校档案管理方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁，且增加人工成本。学校档案管理信息系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本。5　　3、在传统档案管理模式下，若档案积累

5、的时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。而学校档案管理信息系统是运用电子技术，电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术，电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录等工作，计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选

6、的功能，利用些功能可进行档案的鉴定工作，很容易查找、更新、维护学校档案。　　三、建立现代化学校档案管理系统需要注意的问题　　1、加强档案部门网上办公先进设备的配置，加快档案信息化建设。档案管理信息化，需要购入设施设备。我们要争取学校领导的对档案管理的重视，加大对档案信息化的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的学校教育工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程。　　2、提高档案工作者的素质，加强档案信息化人才队伍建设档案人员不应单纯是档案的

7、保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者。一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。只有具备一5定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高档案工作者的业务素质和知识水平，使档案工作者尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。同时在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。　

8、　3、着力提高档案标准化、规范化水平要