论档案管理中的信息化建设

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1、论档案管理中的信息化建设高少芳（河南省濮阳县总工会职工培训学校河南濮阳457100）中图分类号：G271文献标识码：A摘要：随着企业信息化的不断发展，为当前的档案管理工作带来了一系列的管理问题。企业档案部门必须树立全新的档案工作理念，应对信息化给企业的档案管理工作带来的变革。一方面，我们应当抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设，同时应健全制度，如强监管，并进一步完善档案的信息化建设标准体系，确保档案管理的先进性、档案资料的及时性、准确性以充分发挥档案的重要性。关键词：档案管理信息化建设档案是历史的真实记录，它是各项事业发展的基础。随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被

2、记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，以便更好地为服务企业、服务社会。当今社会是科学技术空前辉煌和科学理性充分发展的世纪。正是基于物质科学、生命科学和思维科学等的突破性进展，人类创造了超过以往任何一个时代的科学成就和物质财富，为世界文明进步的新飞跃奠定了坚实基础。当今社会由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通讯技术的结合，形成了信息技术产业。信息的交流和传播突破了时空限制，在全球范围内改变了人们的工作、学习和生活方式，其

3、对经济、社会的影响与三百多年前的工业革命相比有过之而无不及。一、档案信息化建设的背景及紧迫性目前，经济信息化正以前所未有的速度迅猛发展，各行各业随着互联网技术的全面应用开始发生巨大的变革。互联网极大地提高了人与人之间进行信息沟通的效率，社会经济的各个环节都在幵始享用网络技术带来的好处，如电子邮件代替了传统信件、网上交易开始替代洽谈定货会等等。新一轮科技革命将以更加迅猛之势席卷全球，高新技术产业为先导的知识经济将占据经济的主导地位。在这个充满竞争和挑战的时代，谁能抓住历史机遇并掌握高科技和高素质的劳动者，谁就能在未来激烈的竞争中赢得主动权，在发展中占据主导地位。否则就要落后，就难以发展。档案作为

4、信息社会众多信息源中最基础的部分，在当今世界科学技术突飞猛进，特别是档案工作面临着知识经济和信息吋代的严峻挑战。档案科技明显滞后，己经并正在影响着档案事业的发展。大力发展和应用信息技术、加速档案信息化建设进程、以信息化和全球化推动档案管理工作的发展，这己经成为档案界的战略抉择。当今社会正处于历史发展的关键吋刻。如何抓住机遇而不要丧失机遇，开拓进取而不要因循守旧，采取正确的战略和策略，积极应对各种挑战，直接关系到二十一世纪档案事业的发展前景。现代科技是一把“双刃剑”，站在新千年的门槛上，我们必须清醒地看到，信息技术革命不仅给档案事业的发展带来难得的机遇，也使档案工作面临严峻的挑战。为此，当代档案

5、工作者肩负着重人责任，使命光荣，任里道远。二、信息技术在现代档案管理中的砬用信息技术是构成当今社会的最强大的力量之一，信息技术所带来的变革，能够帮助个人和社会更深入地认识档案管理工作，并更好地利用档案管理工作的各项优秀成果，从而使档案管理工作充分发挥艽潜能并实现K推动经济发展和社会进步的理想。信息技术的推广、应用与普及为档案管理工作带来了极大的便利。信息技术改变了档案管理的学习方式、工作方式及服务方式，掌握信息技能本身己成为档案管理工作立足当今社会所必须的基本技能，以便不断适应未来社会的需要。信息化吋代的到来，改善了档案管理的工作效率和思维方式。传统的档案管理方式，可能在及吋性、准确性、全面性

6、以及宣传普及性上大打折扣。而数据库和网络技术的结合，使得处在不同地域的档案业务区共同使用同一套数据库系统，各个档案业务区输入或更新各自所从事工作的信息内容，不冋的档案业务区之间共享相关的信息，从而大大地提高了档案利用的及时性和准确性，为领导决策和各层管理提供了可靠依据。由此可见，信息化技术无形地突破了所冇的门墙，建立起与每一个用户的联结。通过档案信息化建设，档案管理部门能把当代最前沿的档案信息技术带入日常管理中来。网络技术的应用将极人地改善其业务流程，提高档案管理工作的效率，使其所提供的服务技术含金量更高。随着我国信息产业和知识经济的迅速发展，传统的档案工作将产生一系列的变化，逐步向信息化、现

7、代化的方向转型。随着网络技术、虚拟现实技术等先进技术的不断完善，档案管理应用信息技术来促进自身发展的前景非常之美妙，同时，也将对促进相关行业及其技术的发展起到推波助澜的作用。一个“数字化档案馆”的吋代正向我们走来。三、档案信息化建设的奋斗目标、主要内容及工作任务档案管理的信息化，档案信息的数字化，档案信息服务的网络化是我们的档案工作信息化建设0标。为政府宏观决策服务，为经济建设和城市管理服务，以及