论高校档案管理信息化建设

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1、论高校档案管理信息化建设　　(山东经济学院，山东济南250014) 　　摘要：分析了高校档案管理中存在的问题，根据信息化社会对高校档案管理的新要求，提出了实现高校档案管理信息化建设，必须实现“两个加强，两个建立”的措施。 关键词：高校；档案管理；信息化；建设 　　中图分类号：G472.4文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)18—0164—02 　　档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案，提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。如何在信

2、息社会适应高校改革的需要，大力做好综合开发利用工作，为高校教学、科研、管理服务是当前的一项重要任务。开发利用高校档案信息，发挥档案在教学、科研、教育改革工作中的作用，是高校档案工作的根本目的和中心任务，要想更好地为学校的各项工作服务，高校档案管理信息化建设是档案开发利用的关键所在。因此，我们必须对高校档案管理信息化进行深入认真的研究，充分做好档案的综合开发利用。因此，加快档案信息化进程，开发利用档案信息资源，服务于学校各项工作是当前一项重要的任务。 1档案管理信息化的内涵 　　档案管理信息化是指在

3、档案管理过程中，将档案信息资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络等信息技术，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享，提高档案利用率。 　　在信息化时代，档案工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化，高校各项管理工作已日益向自动化、信息化方向发展，将信息化引入档案管理已势在必行。现在大多数档案部门的管理水平还停留在纸介质的基础上，这极不适应时代的发展，在信息时代这种传统的管理方法必然被以计算机为基础的现代管理手段所替代。利用计算机管理档案，通过网络进行信息传递，不

4、单单是为了取代手工操作，更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制，其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等。实行科学管理，提供有效服务，充分开发和利用档案信息，最大限度地发挥档案资源的作用，使档案工作的技术水平上等级上台阶，即做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势，是时代的呼唤。 　　档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力，而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务，实现资源共享

5、，进行学术交流，了解最新动态。显然，当今的档案管理面临着一场大的革新，实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。 2档案管理信息化进程中存在的问题 2.1缺乏统一的网络化协调机构 　　网络化是高校档案管理信息化的重要内容，但受高校管理体制和运行机制的影响，各高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多高校档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但还是比较缺乏馆际之间的合作。目前，还没有一个统一的组织机构来规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作。 2.2档案信息适时

6、公开问题 　　信息公开问题一直是档案管理信息化面临的核心问题之一。在计划经济社会，受社会管理体制和社会民主化程度的影响，公务信息的社会披露数量较少，时间上明显滞后。伴随市场经济体制的日趋完善，社会信息化程度明显提高。与之相适应，相当一部分公务信息随着公务管理实践的开展而有所公开。对反映此类活动的公务信息，除个别的确有进一步保密的以外，绝大多数应作为公开信息供大众自由查询。对其他公务信息，应区别情形，在总体缩短封闭期的基础上适时向社会公众开放。在档案信息开放问题上，我们必须与时俱进。因为在市场经济社会

7、，信息不仅是一种重要的资源，而且是开展各项工作必不可少的基础性条件。信息的适时、高效提供是社会实现良性发展的内在要求。档案工作的社会使命决定了市场经济社会下的档案管理信息化必须提供更多、更适时的信息服务于社会。否则，档案工作就可能面临被社会遗弃的危险。 2.3资源共享观念淡薄 　　档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标，于是，追求自我实体的拥有，成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会档案体系之中，实现档案资源的共享，至今仍然未被重视。 2.4人员素质较低 　　目

8、前，高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，档案管理工作严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案管理信息化建设和高校档案事业发展的需要。 2.5数据库建设滞后 　　经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。但缺乏整体性，数据库大都自建自用，规模小，标准化程度低，类型单一，数据无规范化控制，社会服务水平较差。而且大多是条目数据库，缺少全文数据库和多