浅论高校档案管理信息化建设

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1、浅论高校档案管理信息化建设【摘要】高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分之一，本文从高校档案管理的内涵与意义入手，分析了高校档案管理的现状，阐述了高校档案管理信息化建设的意义，最后提出了高校档案信息化建设的主要途径，以期提高我国高校档案管理工作水平。【关键词】高校档案管理；信息化建设；意义；途径随着信息化技术的高速发展，传统的高校档案管理方法和技术，已不能适应现代化高校档案管理的要求了。信息化不论是从理论方式还是从技术手段，都极大的影响着高校档案信息化建设的发展。加快高校档案管理的信息化建设，运用现代化的管理理念、方法和技术对高校档案进行科学分类，实现高校档案管理工作的各个环节信息化、数据化

2、、智能化和共亨化，对高校档案管理工作有着重耍的意义。一、高校档案管理的概念与意义高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分之一，在学校的管理中发挥着重要作用。高校档案是高等院校在教学、科研、学生管理、后勤管理以及其他各项工作屮直接形成的具冇保存价值的图表、文字和音像等不同载体的历史记录。其不仅是学校发展历史的缩影，也是学校各种活动的真实写照，还是高校对以往教育成果的历史积累，更是高校今后继续发展的基础，对高校的各项教学管理工作有十分重要的价值，并起着不可替代的作用。二、高校档案管理的现状1、领导対档案管理的思想观念落后目前大多高校对档案管理工作的重要性认识不足，认为其不是经济指标，不能带来经济效

3、益，所以认为档案管理工作是一项附属工作。由于领导者在行动上安于现状的工作态度以及档案管理意识淡薄，使得高校档案管理工作松散和档案的严重流失，以及各种与档案有关的基础材料缺失，造成统计数据失真失准等各种弊端。2、高校档案管理没冇对各类档案进行科学的分类高校中的各类档案都是放在一起的。教学档案、设备档案与科研档案放一起；师生档案放一起等等。档案的档号管理也不规范，没有目录号，一档多卷等现象较为普遍。如在实行部门立卷归档过程中，有的部门将立卷归档视为额外负担，所以由于立卷归档不及时造成了档案积压，有些档案会因保管不善而残缺不全。冇很多的档案冇正件无附件，冇批复缺请示,还有的档案重复收集等。3、高校档

4、案管理技术手段落后过去大多高等院校由于缺乏建设资金，档案管理工作的信息化建设一直没有受到重视。虽然随着社会的发展，信息化技术得到了广泛的推广与应用，高校办学条件也有很大的提升，所以很多高校在档案管理工作屮配备了信息化管理设备，并安装了先进的档案管理软件，实现了档案的信息化管理。但山于我国高校信息化档案管理起步较晩，不少高校只是将信息化管理系统的功能目标和运行机制确立为对各自档案馆内部文件级和案卷级的目录编制。三、高校档案管理信息化建设的意义高校档案管理信息化的建设不仅能规范高校档案管理、科学合理的分类档案信息、提高档案信息的利用率和降低档案信息的重合率与丢失率，还能节约物力、人力与财力等资源等

5、。具体表现在以下儿个方面：1、节约资源，提高档案信息利用率在倡导绿色社会、和谐社会的今天，人与自然和谐相处是当前重要的课题。加强高校档案管理信息化得建设不仅能够降低与纸张相关的各项资源，还能提高档案管理的工作效率。档案管理信息化不仅能够实现无纸化管理，还能通过信息技术及时迅速的查询所需的档案信息，实现档案的实时化管理。档案管理信息化能够实现了一条档案信息重复使用，但同时能保证一条档案只有一个目录号，所以提高了档案信息的利用效率，也节省了搜索档案信息的时间。2、提高了高校档案管理工作的效率过去各高校杂乱无章的档案管理工作，不仅造成了人力和物力资源的浪费，还大大降低了高校档案管理工作的效率。高校档

6、案管理信息化是利用现代化的信息技术，将高校的各项档案信息建立相应的数据库，建立一一相对的档案号与冃录号，从而实现档案信息合理利用，实现档案信息的一一对应。建设信息化的档案管理，不仅降低了人力和物力资源的浪费，还大的提高了高校档案管理的工作效率。3、高校档案管理信息化建设对各项档案信息进行了合理的分类，大大降低了档案信息的重复率和丢失率通过建设信息化的档案管理，高校的各项档案信息都能科学合理的分配在各自应该所在的类别中，并口不会出现一档多卷和一档多号等问题，这样既方便了档案管理工作者的查询工作，也有效的降低了档案信息的重复率，从而使得档案管理工作更加轻松，适应了现代化高校档案管理工作的需求，也适

7、应了档案信息使用者的耍求。四、高校档案管理信息化的建设的途径建设侍息化的高校档案对高校档案管理适应现代化的管理要求有着非常重要的作用，以下是建设信息化高校档案管理的一些主要途径：1、提高领导者的思想意识，培养专业化、技术化的档案管理人才队信息技术的发展脚步快于领导者思想意识的转变，因此，及时提高领导者对信息化认识对建设信息化高校档案管理工作有着十分重要的作用。当然，高效的档案管理工作仅仅有领导的支