论网络高校档案管理建设

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1、论网络高校档案管理建设1前言在信息时代的今天，信息作为一种重要资源，人们对信息作用的认识有了很大提高。而档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值也越来越被社会所认识。但在实际工作中，由于受到时间、地域的限制，高校档案信息往往不能及时为用户所用，不能真正实现档案信息资源共享，应该说这是管理技术和手段落后之故。因此，为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，必须与时俱进，借助先进的通讯设施和技术手段，建立高校档案信息网络，以实现档案信息资源的共享。2高校档案管理信息网络建设的意义档案作为信

2、息宝库中的重要信息源之一，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言，由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此，无沦从管理层面还是从利用与服务层面上看，建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。2.1适应经济社会和科技发展的需要传统的档案材料是以纸张为主，辅以各种书写材料，形成传统的档案。这种传统型的档案是建立在手工管理的基础上的，其档案信息的服务，也

3、是以手工服务为主要手段。随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单机型的，当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案作为信息宝库中的重要信息源之一，其收管理或系统，在功能上是大同小异的，主要为档案目录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发

4、展的需要。随着社会的进步和经济的快速发展，在办公、商务、管理、信息传递和发布等各个方面正在实现自动化和网络化。我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料，现在都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势，档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。2.2提高档案管理工作的质量和水平高校档案管理信息网络的建立，可以整体上提高档案管理工作的质量和水平。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传

5、统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网络平台上实现的高校档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开展

6、工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少；同时，也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理的质量和水平，这是其一。其二就是利用高校各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。该系统既可以存贮和检索利用，也可以有其它不同的功能选择。与此同时，把原有的以纸张为载体的传统型档案转制成网上可读的电子文件，并入整个档案管理信息网络系

7、统中。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理；其档案管理工作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。2.3提高档案管理工作的服务水平和利用效率信息网络管理系统的最大优点就是功能强大、效率高。高校档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务，实现真正意义上的高校档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，这种服务水平和利用效率当然是传统型

8、的档案管理系统不能同日而语的。3高校档案管理信息网络的可行性进入80年代以来，世界上几乎所有发达国家都相继建成了国家级的教育和科研计算机网络，并相互连成覆盖全球的国际性网络。这种全球计算机信息网络的产生冲破了地理位置上的束缚，加快了信息传递速度，为教师、学生、科研人员以及其它各类人群提供了一个全新的网络计算机环境，从根本上改变了以往的信息利用模式，促进了他们之间的信息交流、科研合作和资源共享，成为这些国家教育和科研工作的最重要基础设施之一，促进了这些国家教育和科研事业的迅速发展。由