档案信息化为档案管理带来的机遇与挑战

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1、档案信息化为档案管理带来的机遇与挑战摘要：随着科技发展，信息化时代的到来，社会对档案资源信息化的要求越来越高。而档案工作部门在档案管理过程中要勇于迎接信息化过程中出现的挑战，准确把握科技信息化提供的机遇，再造档案管理流程，实现从传统档案管理到信息化档案管理的过渡。关键词：档案管理；信息化；改革1档案信息化的概念及其对档案管理的意义档案信息化是在档案管理活动中充分利用现代化的信息收集和处理技术，对档案信息资源进行处理、管理和分析。实质上就是将档案管理模式由传统的实物保管为重点，转化为档案的数字化存储与分析处理,并为社会提供服务。档案信息化的意义在于推动档案管理模式，以满足社会对档案资源的需求

2、，实现档案资源的信息共享和有效利用，深层次挖掘档案信息资源中的价值。2档案信息化对档案管理带来的挑战2.1对档案管理理念带来的挑战档案信息化对传统档案管理模式带来的诸多挑战中，最为激烈的当属对档案管理理念的挑战。档案管理理念是档案工作者开展工作的基础和指引。但是新时代和新形势下的档案信息化工作，需要打破原有的理念，例如档案“来源原则”讲究不同来源的档案不能相互混淆。但是信息时代，档案信息来源和类属增加幅度巨大，难以准确分辨归属。同时对档案的“周期原则”也存在挑战，实物档案的保存周期与电子档案的生命周期是完全不同的，那么也应该重新划分管理周期。2.2对档案管理制度带来的挑战档案信息化对档案管

3、理制度带来的挑战主要存在于实物档案与电子档案的各自不同的特点上。相对于实物档案，电子档案有着“流动性、易改性、易逝性”等特点。在档案信息化过程中，电子档案的管理数量和比例都显著提升，以往的管理流程并不能完全适用于电子档案。例如电子档案在归档、鉴定以及著录环节都提前了。著录贯穿在电子档案的编制、处理、归档、迁移、利用等整个文件的生命周期中。而且电子档案由于分析利用等不同需求，在管理过程中还会存在大量的数据迁移和格式转换工作，如何在这个过程中包装档案的正确性、连续性和可读性也需要在管理制度上进行变革。2.3对档案服务模式带来的挑战传统的档案服务模式有两个显著的特点，即单向的和被动的。所谓单向的

4、是指档案服务工作只是对上不对下，普通社会公众和一般组织无法获取档案信息。而被动的特点则是指档案部门只是被动的接受档案信息的查询服务。但是信息化时代对档案管理提出了新的要求：社会需要开放的、便捷的档案信息服务。而市场经济也赋予社会行为主体更多的多元化与个性化的自由。服务对象的变更让档案管理工作的服务理念不断拓宽和转变。2.4对档案安全带来的挑战档案信息化在不断提高档案信息资源的公开程度和利用率的同时，也为数字化档案的安全管理问题带来了新的挑战。电子档案与实体档案最大的不同就是易改性。实物档案的修改需要较高的技术要求，而且容易进行鉴定。但是电子档案容易修改，且修改后鉴定困难。这就要求加强对档案

5、的安全管理工作，保证档案真实性。另外档案信息管理系统也容易遭受来自技术层面的挑战，例如电脑病毒、黑客攻击等等，让档案信息安全遭受威胁。3档案信息化对档案管理带来的机遇3」档案信息化提高了档案的更新与共享经济全球化和信息化是社会发展的总趋势，作为衡量一个国家和地区综合实力的重要标志，信息化水平成为国家战略发展的重要组织部分。在档案管理范围内，要进一步推进档案管理工作的信息化水平。传统档案管理一方面让档案管理部门处于“信息孤岛”模式，造成信息资源的搁置浪费，另一方而又处于“信息匮乏”模式。在大数据时代，高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐成为主流。档案用户渴望得到全方位的信息服务。而档案部门

6、借助信息技术，整合本部门的档案资源，一方面节约用户的查找信息的时间和精力，另一方面提升资源的利用效率。而且整合以后的信息资源能够形成规模化的信息集合，有利于信息资源的开发和预测，而预测正是大数据的精髓。3.2档案信息化更新了档案管理的理念和制度档案信息化对传统档案管理的理念和制度提出挑战，但是这种挑战也为档案管理工作更新管理模式，创建适合信息化社会的管理制度提供了良好的机遇。借助档案系统的信息化进程，构建与完善科学有效的档案管理工作体系，有效提升信息化档案管理的效率。在管理理念和制度方案要加强数字化电子文件的监控与管理，提升电子档案的比例。同时要针对新的档案管理模式，完善相关的档案法律法规

7、制度。尽可能地建立合理的管理和分配机制，开展档案信息的管理工作。3.3档案信息化创造了档案服务新模式，提高了档案利用率传统的档案信息的管理理念在于“重保管轻利用”，但是信息化社会则有着更高的要求。档案管理人员要把传统的档案服务进行拓展，由定时或限时的服务转变为档案用户的随时自助服务。利用电子档案可与载体分离的特点以及资源的可复制性和共享性等特点，由传统的提供实体档案到电子数据和实体档案并用服务，由平面的服务转化为与网络空