记录及档案管理程序

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1、资产管理程序编号：ZGFZ-QP-DC001版号：A/0页码：第1页共5页记录及档案管理程序编制杨文昌日期1227审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人5记录及档案管理程序编号：ZGFZ-QP-DC001版号：A/0页码：第5页共5页5记录及档案管理程序编号：ZGFZ-QP-DC001版号：A/0页码：第5页共5页1.目的加强公司记录及档案的管理监督，落实管理责任人，明确责任人的管理责任，切实达到增强公司记录档案的安全性、实用性和有效性。2.适用范围适用于公司所有记录及档案管理（有另行规定的从其规定）。2.1证照与批复类:：营业执照、企业代码证、税务登记证、各类许可证

2、、资质证书、产权证、政府批文等。2.2公司治理类：股东会、董事会文件、公司章程。2.3规章制度类：公司发布实施的规章制度、作业流程等。2.4公文类：公司对内对外发布的各类通知、决定、申请、报告、会议记录等公文。2.5合同类：各类合同、协议、合作意向书等。2.6项目资料：包括可行性报告，图纸（含设备图纸）等与项目相关的资料。有另行规定的从其规定。2.7财务审计类档案：包括会计档案和财务报表、审计档案和审计报告等。2.8人事类：人事档案、工资资料、图书等3.术语和定义（无）4.职责4.1.各部门：4.1.1.确保本部门所管理记录及档案的安全、完好。4.1.1.各项目指定专人负责(称为资料管理员)

3、，各责任部门和责任人对使用记录及档案妥善保管、安全使用的责任，并接受公司管理部门的监控和管理。4.1.2.负责协助公司定期进行的记录及档案资料整理及归档工作。4.2.董办：4.2.1.董办是公司记录和档案资料管理的主管部门，负责对公司相关记录及档案资料的归档、整理、借阅、检查等管理。5.工作程序5记录及档案管理程序编号：ZGFZ-QP-DC001版号：A/0页码：第5页共5页5.1.记录及档案收集归档5.1.1.证照与批复类、公司治理类档案由董事办档案管理员保管。5.1.2.规章制度类、公文类档案由董办统一发布、分发，原稿和原件留档一份。发放到各个部门的规章制度，由各个部门负责人归档保管。5

4、.1.3.合同类档案，原件统一归档到董办档案管理员保管，如需要相关部门可留存副本或复印件。5.1.4项目资料类档案由各项目行政秘书收集定期（每月10日、20日、30日）报送董办档案管理员存档。5.1.5.财务审计类档案由财务部按相关财务管理规定收集归档。5.1.6.人事工资类档案由董事办收集归档。5.2记录及档案收集归档要求5.2.1．所有档案管理员的归档材料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件去向，并有保管人或使用人签字确认。5.2.2.所有的归档材料要归档及时、齐全，并分门别类按照一定规则编号登记和存放；5.2.3..所有档案管理员的归档

5、材料应当编制目录，标明每个资料的份数、使用去向，尤其是证照、合同、股东会与董事会决议、公司章程、政府批文等重要资料；5.2.4.每年初对归档资料进行检查整理，对公文类进行立卷装订成册；5.2.5.公司治理类、发布的规章制度、公文、技术资料、以及公司起草的合约，都必须由董事办或档案管理员相应保存电子文件；5.2.6.注意做好保密工作。5.3．记录及档案的借阅5.3.1.董事长、执行总裁、总经理、副总经理、总监等高管借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。5.3.2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送董办主任核批。5.3.3.5记录及档案管理

6、程序编号：ZGFZ-QP-DC001版号：A/0页码：第5页共5页公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，秘密级档案的借阅必须由执行总裁批准。5.3.4.记录及档案借阅要求：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。5.4.记录及档案的销毁5.4.1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。5.4.2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交董办主任审核经执行总裁批准后执行。5.4.3.凡属于密级的档案资料必须由执行总裁批准方可销毁；

7、一般的档案资料，由董办主任批准后方可销毁。5.4.4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5.4.5.在销毁公司档案资料时，必须由董办主任指定专人监督销毁。1.支持性文件2.相关记录2.1.《档案收件登记表》2.2.《图纸借用登记表》2.3.《合同协议借阅登记表》2.4.《证件借用登记表》2.5.《借阅档案资料审批表