浅论文书档案的信息化管理

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1、浅论文书档案的信息化管理摘要：文书档案管理是企业档案管理中的重要内容，对企业的长久发展具有非常重要的意义和作用。在现代化社会发展的大环境下，文书档案管理已经逐渐从传统人工管理模式转化为信息化管理模式，并极大的提升了文书档案管理质量和管理效率，进而实现企业文书档案管理的信息化和现代化以及技术化。因此，在这样的环境背景下，探究文书档案的信息化管理具有非常重要的现实意义。中国2/vie　　关键词：文书档案；信息化；管理；效率；水平　　随着近几年信息技术的迅速发展，使得信息技术已经逐渐渗透到各个领域中，并表现出极强的应用价值和实现意义。特别是对于文书档案

2、管理而言，由于文书档案管理自身的复杂性和繁琐性，使得传统文书档案的人工管理方式不仅容易出现失误，降低文书档案管理的效率，还提高了企业管理成本，进而不利于企业的健康发展。因此，传统文书档案的人工式管理模式已经无法适应企业的发展脚步。在这样的环境背景下，文书档案管理在进行不断的创新和改革后，逐渐走向信息化的发展道路。　　1文书档案信息化管理的特点　　（一）高效性　　就目前而言，文书档案需要管理和保存的材料和内容越来越多，增加了文书档案管理人员的工作量的同时，也给文书档案管理工作带来一定的难度。从这一层面上来看，现有的文书档案管理水平已经和企业管理的创

3、新发展之间产生巨大的冲突，这种冲突在一定程度上已经制约了企业的健康稳定发展。而文书档案信息化管理主要通过当前先进的信息技术，建立一套完整的信息化管理体系，可以在计算机中实现对文书档案的查询和分类以及保存等一系列管理功能，有效的提高了文书档案管理的精准性，在节省企业文书档案管理成本的同时，也实现了文书档案管理的高效性，促进企业的长久可持续发展[1]。　　（二）共享性　　文书档案的信息化管理方式和传统文书档案管理方式相比，可是实现文书档案信息的共享，在实际管理过程中，管理人员只要把有关的文书档案录入到计算机文书档案管理系统中，通过计算机网络技术的传输

4、功能，可以进行信息的传输。同时，在管理人员将文书档案信息上传到系统后，有需要的人可以通过登录，到文书档案管理系统中查询需要的文书档案信息，并将其下载。文书档案的信息化管理打破了传统文书档案管理在时间和空间方面的局限性，真正做到随时随地的使用文书档案信息资源，进而实现文书档案管理的共享性。文书档案信息的共享性对企业内部员工工作效率的提升具有非常重要的作用和意义，在一定程度上为企业的高效管理和运行提供了重要的保障[1]。　　（三）稳定性　　对于传统文书档案管理而言，其保存效果具有一定的波动性，也就是说，传统的文书档案管理的信息保存风险性较大，在保存或

5、者是管理的过程中，很容易会由于外界环境或者是客观因素的影响而受到破坏，例如温度、湿度、酸性物质、氧化剂等环境因素，在这一层面上提高了文书档案管理的难易程度，进而严重影响了文书档案的利用效率和管理水平。在这样的环境背景下，文书档案的信息化管理很好的解决了此类问题。文书档案的信息化管理主要通过计算机程序和计算机自身硬件设施根据预定程序进行文书档案信息的自动化保存和管理，有效提升了文书档案管理的稳定性与可靠性，进而延长文书档案信息的保存期限[2]。　　（四）安全性　　安全性是文书档案信息化管理方式的优势之一，在信息技术日趋成熟的现代化社会，文本档案信息

6、化管理可以充分发挥出其安全性的特点，并主要表现在隐蔽功能和文书档案信息的查询权限方面。在进行文书档案查询前需要登录个人信息，给文书档案的查询设置了一道门槛，为文书档案信息的安全性提供了重要的保障。因此，文书档案信息化管理除了高效性、共享性以及稳定性之外，还具有极强的安全性，进而有效提高了文书档案管理的现代化管理水平[2]。　　2文书档案信息化管理途径　　（一）建立文书档案计算机网络系统　　要想实现文书档案的信息化管理，建立文书档案计算机网络系统是重要的前提和基础，要加强文书档案计算机网络系统的硬件设备。其硬件设备要结合文书档案信息化管理的实际标准

7、与要求进行设置，对比较重要和隐蔽性比较强的文书档案，要实现全程监控，具体表现文书档案保存和管理以及查询等方面。在进行文书档案信息的拷贝和移动过程中，要检查U盘或者是移动硬盘的安全性与可靠性，并做好备份工作，提高和更新计算机防火墙设置，进而有效提高文书档案管理水平[3]。　　（二）实现系统的内外网隔离　　对于信息化网络的内网和外网而言，可以采取物理隔离的方式来进行隔离，而且这也是非常有效和经济的隔离措施。第一层采取的是路由器隔离。路由器可以将被屏蔽的IP地址以及服务过滤掉，对所有的IP地址进行屏蔽，之后有选择性的在信息化网络中放进一些地址信息；第二

8、层采取的是防火墙隔离。大部分的防火墙都具有认证机制，不管是哪种类型的防火墙，从整体上来看都具有对进出网络的数据进行过滤、对进出网络的行为