浅论信息化趋势下中等体育学校文书档案的收集和归档管理

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1、浅论信息化趋势下中等体育学校文书档案的收集和归档管理李强傅遵英（济南市体育运动学校）摘要：随着计算机技术的迅速发展，传统文书档案的收集和归档模式已经难以适应当前档案管理工作的需求，出现了不少亟待解决的问题，中等体育学校也逐步实施文书档案的信息化管理，本文对如何在信息技术迅猛发展的当下，充分利用信息化技术，进一步加强中等体育运动学校文书档案的收集和归档进行了一定探析。关键词：档案管理文书档案体育学校收集归档一、文书档案的重要性文书档案工作是档案工作的重要组成部分，文书档案记录了一个单位所从事的各类管理活动，具有重要的凭证和参考作用，对于单

2、位管理工作具有重要意义。对于集训练参赛、教育教学、科研于一体的中等体育运动学校来说，文书档案包含种类繁多，涉及面广，文书档案的收集和归档工作能否顺利进行，直接关系到学校各项事业是否能够长足稳定发展。二、传统文书档案管理方式存在的不足（一）管理效率低下。传统的文书档案管理方式，工作繁杂度高，手续繁琐，程序复杂、耗时耗力，文书档案管理效率低，档案文件的利用率也不高。（二）存储需要空间大。普通中等体育运动学校属于体育教育联合办学，文书档案涉及体育训练和教育教学各方面,并且体育学校承担多个竞技体育项目，种类多、涉及面广,每年度归档的文书档案数量

3、众多，存储所需空间大，造价高。（三）滞后性强，收集不全面。中等体育学校部门众多，专业档案管理人员有限，多数部门工作人员对档案文件收集工作不重视、不专业，文件收集力度不足，流程不规范，许多档案文件不能及时、全面归档。三、文书档案信息化管理的优点（-）效率高。信息系统具有强大的处理能力，能够发挥查阅档案的方便快捷性，提高档案的利用率，减少人力、财力和时间的浪费，使现代化设备得到物尽其用，缩短了档案信息的检索时间，提高效率。（二）便于保管。与纸质载体相比，电子载体存储、读取或传递信息方便快捷，且保存时间长，受外部环境影响小,不易损坏，稳定性能

4、比较强，并且占用空间小，操作简单,不需要耗费大量的人财物力。（三）便于共享，提高安全性。在传统的文书档案管理模式中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，档案管理信息化的发展，实现了不同单位部门间文件的高效交流和共享。档案信息化建设可以完全代替原纸制材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。同时通过电子途径传输，避免了传输过程中资料的丢失，提高了文书档案传输的保密性、安全性。四、信息化趋势下如何加强文书档案的收集和归档管理（一）更新思想理念。面对日新月异的现代化信息技术，中等体育运动学校要提升文书档案

5、信息化管理工作，加强文书档案的收集和归档管理，首先档案管理人员要不断更新管理思想理念，摒弃故步自封，正确认识信息化技术对文书档案管理工作带来的各种变化特别是好的变化，充分加以利用,才能有效、快速提高文书档案信息管理水平。（二）更新管理制度。中等体育运动学校因为体育教育结合的行业特殊性，档案文件种类多、数量大、涉及面广，从传统的文书档案管理方式向信息化管理方式转变，又要克服传统模式中存在的滞后、收集不全面等问题，必须结合实际认真分析，用发展的眼光，制定、完善档案管理制度，为现代化档案管理提供支持。（三）提高档案管理人员水平。档案管理人员不

6、能与时俱进的话，也会直接造成文书档案管理方式落后。中等体育运动学校以运动训练和文化教学作为关注重点，学校领导和各部门工作人员对文书档案重要性认识不足，专业档案管理人员配备少，边缘化，知识更新存在不够及时情况。学校既应增加档案管理人员数量，也要对管理人员进行定期的培训,让管理人员接触最新的信息技术和管理理念，以适应信息技术发展的需要，适应档案事业的发展要求。此外，也要加强在全校范围内的档案管理知识宣传和教育，提高各部门工作人员对档案收集和归档的重视，与专业档案管理人员互相配合，提高文书档案收集和归档的时效性与全面性。(四)增加投入。学校应

7、该加大对文书档案信息化管理的资金投入，进一步优化档案管理工作环境，努力加强档案信息化硬件设施建设，严格按照标准要求配置设施，切实提高档案信息化物质条件。从而为文书档案信息化管理工作的开展奠定基础。五、结语随着信息技术的的不断发展，信息技术与文书档案管理工作的结合是必然的趋势。中等体育学校应该在充分认识传统档案管理方式和信息化管理方式的优缺点的基础上，多措并举，不断完善文书档案的收集和归档管理，从而提高学校文书档案管理工作的效率。参考文献：[1]刘芳•文书档案信息化管理探讨[J].环球市场,2016,(03).[2]马英•文书档案管理信息

8、化建设浅谈[J].办公室业务,2016,(05).