文书档案信息化管理探悉

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1、文书档案信息化管理探悉　　[摘要]文书档案信息化管理具备传统管理方式所不具备的优点，本文对现代文书档案管理的结构设计及功能进行介绍。　　[关键词]信息化；档案管理；问题应对　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.16.033　　[中图分类号]F272.7；G275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）16-0055-02　　随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管

2、理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。　　1文书档案信息化管理的优点　　1.1办公效率大幅提高　　计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。　　1.2文件和文字信息得到充分共享　　在原始的手工操作管理中，企事

3、业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证了很高的查全率和查准率，并不受空间的限制。　　1.3电子文件保存的稳定性　　与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性

4、取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，U盘、移动硬盘等。这些载体的普遍特点是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。　　1.4提高了文件传递的速度和安全性　　在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠

5、邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。　　2文书档案信息化管理存在的问题　　2.1电子文件保密性受限制　　电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把

6、握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。　　2.2对档案综合管理人员要求高　　对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅

7、仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，特别是档案信息处理复合型人才奇缺，不能满足档案信息化管理的要求。　　3几点应对方法　　文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。　　3.1信息化系统内、外网隔离　　在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离

8、防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下5大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。　　3.2提高档案人员的综合素质　　①从硬件建设和投入上下功