高校文书档案信息化管理探讨

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1、高校文书档案信息化管理探讨付长缨哈尔滨理工大学档案馆高校文书档案管理是高校档案管理的重要组成部分。文书档案是学校在各种管理事务中形成的，具有保存价值的，通过文书形式转化而来的档案。其中包括指示、布告、批复、通知、会议记录、计划和总结等。因而，高校文书档案工作与其他各项工作有着密不可分的联系。做好高校档案工作可对学校各方面的推进和发展起到积极的保障作用。随着信息技术的飞速发展，文书档案也急需进行信息化管理，以提高档案管理工作的效率和水平。一、高校文书档案信息化管理的重要性在信息资源已经成为人类经济活动和社会活动的战略资源的同时，档案管理的信息化水平也已成为国家各种信息化管

2、理的一项重要内容。从提高档案利用效率和保护原件的方面看，档案工作的数字化和信息化已经成为提高档案服务水平的一种重要方法和手段。目前，我国各高校已经普遍推行了办公自动化系统，在档案管理中也相应地加强了数字化方面的建设，大大提高了档案工作的办公效率，有利地促进了学校各方而的建设和发展。二、高校文书档案信息化管理的优势(-)高校对档案信息化的重视。高等院校处于国家科学文化建设的前沿。由于学校高层管理部门非常重视各个下属部门的信息化建设。因此，高校的档案信息化、数字化得到高校决策层的重视，并在财力、物力上得到了大力支持，这就使高校档案工作拥有了强大的硕件保障。(二)高校文书档案

3、信息化管理可提高办公效率。高校文书档案信息化管理可大幅度提高办公效率。由于高校档案的文件类型繁杂,致使归档过程容易产生混杂归错现象，一旦出现问题，就需要拆卷重做，不仅增加了工作量，而且无形中造成了资源和劳动力的浪费。而利用计算机进行的电子文件归档管理就不会出现此类问题。利用计算机，就可以有利于档案文件资料的收集、储存、分类和查阅等环节，使高校档案管理工作变得十分便捷而有序，这样不仅会大大降低错误率的发生，还可以使高校的文书档案的信息化、数字化管理，可提高高校的办公效率。（三）高校文书档案信息化管理有利于实现资源共享。高校在信息化平台中可以充分实现资源共享。由计算机进行的

4、档案存贮与处理,可以使传统的纸质档案资料变成了电子文献信息，将这些电子文献信息，再加以网络技术的应用，就可以使高校文书档案的检索和查询变得极其方便和省时,并可以大大提高档案管理工作的查准率。三、高校文书档案信息化管理出现的问题（-）高校档案信息化管理出现的问题。电子档案在利用互联网传输过程中，由于互联网的开放性，就可能出现电子档案数据被他人窃取，有时也可能出现被人修改或伪造。这些情况的发生，都可能对一些保密级别较高的档案构成极大威胁。（二）高校文书档案信息化管理存在的差距。高校文书档案的纸质档案，都要加盖单位公章和领导签字，这样的文书档案才具有法律效应，而口这样档案的真

5、实性及合理性很容易鉴别。但电子档案由于具有易于复制和修改的特点，其真实性与合理性的鉴别就存在一定难度。'（三）高校要注意资源共享出现的问题。由于高校电子文档的保存受载体寿命、计算机硬件更新等多种条件的制约，对高校电子文档如果处置不当，或在操作时出现误操作，很容易造成电子档案信息的损坏或丢失。另外，电子档案在传输过程中可能会遭遇计算机病毒的侵袭，管理系统可能会受到恶意攻击，导致电子档案的安全受到威胁。Ui、加强高校文书档案信息化管理的策略（-）高校对文书档案信息化管理的应用。在高校文书档案信息化的管理方法中，要注意互联网的安全使用方面，由于文书档案信息化管理需要大量使用局

6、域网，这就会让文书档案的传输控制在局域网的一个IP地址范围内，还可以通过设置防火墙的办法，对网络数据进行过滤,这样就可以排查不安全的攻击行为。（二）高校要努力实现资源共享。随着社会各方面网络化、信息化、数字化的高度发展，高校文书档案的信息化管理已成为必不可挡的发展趋势，只有实现文书档案的信息化管理，才能更加有力地适应高等学校全而发展的需要，这样才能为高校所需部门在第一时间提供优质的档案材料。因此，在工作中必须发挥文书档案信息化管理的优势，加强科学管理，确保电子档案始终处于可准确提供利用的状态，这样才能够在高校的各项管理工作中发挥更大的作用。（三）高校要加强档案信息化的教

7、育。要加强对档案管理人员的职业道德素养和工作技能的培训。档案管理人员只有通过参加定期培训，才能提高档案信息化管理能力和工作责任心。只有这样，才能从根本上杜绝人为修改、泄露档案事件的发生，严格加强档案的保密性管理。另外，应密切注意、及时发现档案传输过程中存在的隐患，力争让电子档案形成的错误率降至最低。参考文献[1].李照华.加强高校档案信息化建设的措施[J].黑龙江档案，2014.4[2]•陈丽亚.对档案数字化建设的一点认识[J]•机电兵船档案，2014.1