刍议文书档案信息化管理

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1、刍议文书档案信息化管理　　摘要:文书档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。管理具备传统管理方式所不具备的优点,本文对现代文书档案管理的优点和缺点进行分析，提出了自己的的几条措施供大家参考。关键词:信息化；档案管理；问题应对；措施Abstract:Thedocumentinformationconstructionofthearchivesworkisacomplicatedsystemengineering,andtheinformationconstructionandth

2、ebasicdataofthegeologicalprospectingunitsthatarchivesareinseparable.Managementhastheadvantagesofthetraditionalmanagementmethodsdon’thave,carriesontheanalysistothemodernmanagementofarchivesoftheadvantagesanddisadvantagesofthispaper,putforwardownseveralmeasuresforyourre

3、ference.Keywords:information;archivesmanagement;problemcopingmeasures;中图分类号：G2717一．前言:文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,是档案存在的基础与重要的资源发生地,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。档案信息化是指运用现代信息技术加强地质档案信息资源的收集、整理、开发、利用。地质档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理

4、形式和载体变化的过程，它给地质部门传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。二。文书档案信息化管理的优点１．１办公效率大幅提高计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无

5、论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。１．２文件和文字信息得到充分共享7在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理

6、，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。１．３电子文件保存的稳定性与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如ＶＣＤ、ＤＶ

7、Ｄ光碟，小容量的闪存Ｕ盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。１．４提高了文件传递的速度和安全性7在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。２文书档案信息化管理存在的问题２．１电子

8、文件保密性受限制电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感