公证文书档案管理刍议

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1、公证文书档案管理刍议[摘　要]公证文书档案管理是公证机关的重要业务工作之一，必须遵循国家的有关法律、法规的要求和公证档案管理的规律，认真搞好公证档案的立卷和归档，严格借调和查阅制度，妥善地保管和利用，让公证档案更好地为社会主义事业服务。[关键词]公证文书；档案管理公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此，公证机关必须把公证档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。本文就公证处如何搞好本单位公证文书档案管理问题浅议一二。一、目标与前

2、提公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、

3、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。二、立卷与归档立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进

4、行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是

5、否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内

6、，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档

7、手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。三、借调与查阅公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资