电算化会计档案管理之管见

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1、电算化会计档案管理之管见电算化会计档案管理之管见　会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案论文联盟.L.cOm作为会计档案的一部分，与传统纸质载体形式的会计档案相比，有其自身的形成特点和管理要求。电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。随着社会的发展和科学技术的

2、进步，我国相当多机构已经开始使用会计软件进行账务处理，会计电算化提高了工作效率，为整个管理工作现代化奠定了基础。会计实行电算化后，会计档案的管理呈现出新的特点。随着会计电算化的普及，计算机处理经济业务的比重越来越大，会计电算化使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率，为实现管理工作现代化奠定了基础。会计电算化后，会计档案的内容、生成、传输、保管呈现出新的特点，也对会计档案的管理提出了新要求，这就需要我们不断深入研究与总结，以提高电算化会计档案的管理水平。　　电算化会计档案治理的主要任

3、务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。　　一、电算化会计档案的内容　　1.纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。　　2.非纸质会计档案。指包括计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。　　3.计算机系统档案。包括计

4、算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。　　二、电算化会计档案的生成与管理　　1.纸制会计档案生成与管理。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用成批审核功

5、能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。　　机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。　　现金日记账每天在

6、计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。　　总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，

7、同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年１月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。　　2.非纸质会计档案生成与管理。存储计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据），是在会计电算化情况下新的会计档案形式。这种会计档案只能以电子数据状态保存，而通过会计数据备份的方式生成。目前，大多数会计电算化软件均支持计算机硬盘、软盘及移动存储设备（移动硬盘、光盘、磁带机

8、）备份。备份次数应视单位的会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。数据资料备份要有专人负责，建立相应的责任制。数据资料备份包括对计算机内的会计信息的日备份、月备份和年备份。对于计算机内的凭证及总分类账、明细分类账、报表等重要数据最好采用ＡＢ备份法进行数据备份，杀毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火灾