电算化会计档案管理

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1、电算化会计档案管理　　摘要：随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化，在大大减轻财务人员劳动强度，提高工作效率的同时也不同程度地存在着某些问题。针对电算化会计档案管理中所存在的问题，应完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度，提高会计部门人员素质和思想重视程度。　　关键词：会计电算化；会计档案管理；问题；成因；对策　　中图分类号：F232文献标识码：A文章编号：1009-8631（2010）08-0022-02　　　　一、电算化会计档案管理概述　　电算化会计档案，是指存储在计

2、算机中的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据,以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。　　二、电算化会计档案管理的内容　　电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的《会计电算化工作规范》中规定：　　1.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。　　2

3、.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。　　3.采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。　　4.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。　　三、电算化下会计档案管理存在的问题　　（一）电算化会计档案本身性质带来的问题　　电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版

4、式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。　　会计电算化工作是一种无

5、纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一但出现故障，则部分帐务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。　　（二）会计档案管理制度不完善　　准确、真实和安全是会计档案的生命所在，是对会计工作提出的最基本的要求。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条

6、件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。　　（三）缺乏必要的计算机维护、网络安全人才　　众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统

7、数据丢失，严重的导致系统崩溃。　　四、电算化会计档案管理问题形成的原因　　（一）对会计电算化本身理解的偏差　　我国电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。　　（二）尚未引起有关部门的重视　　不论是档案管理部门还是档案形成部门，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，造成档案形成部门交什么、

8、交多少都任其自然的状况，严重妨碍了电子文件、数据的归档。　　（三）缺乏明确的规章制度　　由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计