浅谈电算化会计档案管理

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1、浅谈电算化会计档案管理　　会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。电算化会计档案广义上指存贮会计数据的各种凭证、账簿、报表和程序的存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证等。狭义的电算化会计档案是指保存在磁盘、可读写光盘等存贮介质上的会计档案。实行会计电算化以后，财务人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用，均可在计算机上完成。　　电算化会计档案的内容　　1、纸质会计档案。指从会计电算化系统打印出来的书面形式的会计档

2、案，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报表、财务分析报告等，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。　　2、非纸质会计档案。指包括计算机硬盘磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等数据和会计数据库。　　3、计算机系统档案。包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。　　

3、电算化会计档案的特点　　1、会计电算化档案比联盟传统会计档案具有更广泛的内涵。除了传统意义上的纸质档案外，还包含了电子资料和电子数据。　　2、电算化会计档案保存时间短，对环境的依赖性强受质量、温度湿度、光和空气、磁场等因素的影响较大，易受破坏。电子文件载体材料的寿命一般为5—10年。　　3、档案有特定的格式，电算化会计档案是在经过计算机中特定的编制好的程序软件环境下进行处理，产生会计数据资料，这样会计档案从会计分录，到科目汇总表，账簿都有特定的格式。不同的会计软件或者同个软件的不同版本所导出的会计档案可能具有不相同的格式。

4、　　4、电算化会计档案便于管理、分析，可迅速的获得所需结果。通过计算机操作和网络交流，不仅满足日常条件查询、统计分析、制作会计报表、开展数据交换的需要，达到档案信息资源共享，无纸化查阅和方便快捷的目的，更节约了办公成本，有利于专业管理，提高了工作效率和工作质量。　　5、电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹，其原始性、真实性易于破坏。电子文件档案在计算机系统中一经被改动，如未作备份，原来档案就被覆盖，内容很难被识别；另外病毒、黑客等日益猖獗的网络环境，也使电子文件信息档案的安全受到严重危害。而纸质文件的原始性、真

5、实性可以通过字体、字迹、图像、印章、纸张等内容来确认。　　6、电算化会计档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存贮在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机软硬件环境中才可以使用。在无特定的平台电算化会计档案则无法打开，这样电算化会计档案就失去利用价值。　　会计电算化档案管理存在的问题　　1、对会计档案的重视不够。没有对会计档案设置专员管理使得会计档案的装订，归档都由不同人员完成，工作的分散就使得会计档案的管理工作达不到基本的操作规范，档案在移交给管理机构时往往只移交纸质档案，而不是纸质文档与电子文档同步归档，

6、影响了档案的整体性，未能达到电算化档案管理工作的质量和效果。　　2、缺乏计算机维护、网络安全的相关人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，目前会计档案管理主要有会计人员兼任，他们掌握熟练的财会专业知识，但是欠缺计算机的日常维护技能，一旦计算机及服务器出现故障，就会造成财务数据丢失，给单位带来无法挽回的经济损失。　　3、会计档案管理制度不完善。实行电算化以来，会计档案与财务软件的版本越来越多，为了更好更有效地管理会计电算化档案，使其发挥更大的作用，就必须形成一套科学实用的管理制度，包括存档手续、

7、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以使相关管理制度常规化和规范化。同时，财务软件也在不断升级，与之前的电子档案可能出现不兼容现象，严重影响对会计档案的管理　　建议和措施　　1、加大软硬件设备设施的投入。选择功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件，强化系统的安全防护功能，定期维护，避免因安全问题导致会计档案泄密或被人恶意修改。定期检测已归档的电算化会计档案，及时做好数据备份防止磁性介质的损坏导致电子档案的丢失或不完整。完善硬件设施建设，提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库。　　2、加强防

8、范，确保档案安全。会计档案是单位的重要资料，不得随意观看。因此应用会计系统的计算机不应直接连接互联网，如果单位实行会计网络化管理，一定做好内部网与互联网的物理隔离，确保会计数据不受外部的影响，保证会计档案的安全。可采取的措施包括：在单位内部设置防火墙，安装信息网关和安全路由器，设计授权和身份认证系统，进