工程技术文件的电子档案管理

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1、工程技术文件的电子档案管理工程技术文件的电子档案管理　摘要：本文笔者介绍了如何利用计算机技术进行工程技术档案存档及电子档案的管理方法。　　关键词：电子档案；工程技术；管理；软件　　1电子档案的可行性及必要性　　1.1电子档案的优点　　过去，工程档案一直存放图纸，需要专用房间，加大了.L.管理费用。虽然一般单位都建立了标签、卡片、目录等图档管理方法，但查找起来仍费时费力。而且，时间长了，底图就会磨损、老化，甚至无法使用。用CAD绘制的图形，配合以计算机载体(磁带、软盘、光盘)存贮，可以有效解决这些问题。一张光盘可存储上千张图纸，而且随着计算机技术的不断发展，存储的容量还会不断加大，这

2、样就充分解决了库房空间问题。电子档案还具有存储可靠、查找方便等优点，可以大大节省时间，提高工作效率。　　1.2电子档案管理软件　　目前，设计行业已实现或正在实施计算机网络的单位已较普遍，这为图档管理提供了硬环境。软件方面，国内较好的图档管理系统有清华紫光和东大阿派的管理软件。国外如CYCO公司的工程图档及工作流程综合管理系统AutoManager　　WorkFloanager，workFlow，它不仅可以处理Autocad设计的Dwg图纸，而且能处理各种各样的与设计有关的信息，如文本文件、电子表格、扫描图纸、数据库等，其内置的文档不仅能浏览且可以辩认200种以上的各类文件。此软件的

3、应用不仅能实现图档管理微机化，而且为今后的无纸化办公打下坚实的基础。　　1.3电子档案的可行性　　自从美国Autodosk公司于1982年推出通用的微机辅助绘图和设计软件包以来，CAD即计算机辅助设计技术已得到广泛应用，把广大技术人员从手工绘图解放出来。但是，由于过去一直采用单机操作，大量的图形文件存贮于设计员个人硬盘中。随着时间的推移，每个设计人员手中的文件不断增多，这既占用了很大的硬盘空间，也影响了微机的运行速度，耗费了大量资源，而且查寻和交换信息很不方便。如果能利用图档管理系统把大量的图形文件以卡片的形式建立档案信息库，就可以使设计人员在查阅资料时变得非常轻松，方便了设计人员

4、之间的信息交流，增强了技术流通，从而提高单位整体的设计水平和效率，使计算机网络得到充分利用。　　2电子存档的办法　　2.1电子文件的保管者　　在电子文件的保管者问题上有三种选择:由档案形成部门保管；由计算机中心保管；由档案室保管。1999年实施的电子文件国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》对电子文件的收集、整理、鉴定、归档、保存与管理做出了规定。其总则提出CAD电子文件的收集、积累整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人负责。根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。　　笔者认

5、为，CAD是用计算机软、硬件系统对产品或工程进行辅助设计、修改及显示输出的一种设计方法，是一门多学科的综合性的应用新技术。实现这样综合性技术产生的电子文件的归档，必须加强组织管理。国家标准中明确由档案部门统一归口管理，是电子档案便于管理的保证。由档案室统一管理电子文件有很多优越性，它能够从源头上掌握文件的流向，能够准确地理解和保存电子文件之间的历史关系；能够与原有纸质档案联合开发，且有利于对档案的检索、利用和共享，同时，也加速了档案工作的现化进程。但是，档案工作者应该认识到，电子文件的归档所引起的机构之间的关系和相互依存关系比纸质文件要复杂。因此应特别注意组织机构和技术机构之间的关

6、系。档案部门的档案不能因机构变迁、人员更换而无人管理，造成失散。　　2.2电子文件的归档　　电子文件的归档是在流动中把握永恒的关键，其归档方式分为两种:介质移交、网络移交。介质移交是指将电子文件脱离微机存储在某种载体上交档案室保管；网络移交方式是指通过网络直接向档案室传输文件。一般在微机联网的情况下只需将计算机中心的可擦写光驱配置给资料室即可推行网络移交。　　作为电子文件的存储载体有多种，如：磁带、软盘、光盘等。而作为CAD电子档案的存储载体应达到以下几点要求：易长期保存，使用要方便，标准化程度好等。光盘与磁带、软盘相比，有以下优点:　　(1)记录密度高、存储量大。一张5.25英寸

7、光盘能储存.L.1000多兆字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16mm缩微胶卷的存储量。　　(2)数据传输率高，存取速度快。光电扫描录入数据快速准确，一般AO幅面的滚筒式扫描仪分辨率可达50ODPI，只要幅宽不大于AO，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准AO图约需80S，A4扫描仪每分钟可扫描A4文件约6张。　　(3)数据编辑整理方便简单，通过计算机可以极为方便地对扫描后的文件和图纸进行裁剪、拼接、图文叠加、窗口编辑、擦除污迹等加工。　　(4