对加强成人教育档案工作的思考

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1、对加强成人教育档案工作的思考　　随着我国高等学校教育改革不断深入发展，成人教育档案利用需求日益增长。一是成人教育管理部门对成人教育档案利用需求不断增长，如成人教育评估、扩大成人教育招生规模、调整专业设置、教学改革、教学研究等大量工作，都需要利用大量的成人教育档案，以借鉴以往办学成功的经验，获得准确的信息。二是历届成人教育毕业生利用成人教育档案的需求不断增长，出国留学、用人单位招聘、继续求学深造、毕业证书丢失、补办学历学位证明等等，都需要查阅成办教育档案。　　然而，学校成人教育档案的管理并非尽如人意，忽略成人教育档案管

2、理的现象时有发生。因此，搞好成人教育档案管理工作，是需要认真研究探讨的课题。　　　　一、成人教育档案的特点及存在的问题　　　　1、成人教育的三个特点　　①社会性强学员多为在职在岗的工作人员,学员数量多、涉及面广,层次参差不齐。②教育层次丰富，可以开展专科、本科甚至硕士、博士等学历教育,也可以根据岗位的需要进行岗位技能培训、转岗培训、职业教育、继续教育等非学历教育。③学习方式灵活多变，学员可以选择函授、夜大、专业特色自考、专业证书后大专等不同的学习方式，同时还可以选择脱产、半脱产、不脱产的学习方式。　　　　2、工作特点

3、决定了成人教育档案内容的庞杂，种类繁多　　①有文书档案,主要包括：教育行政主管部门下发的有关成人教育工作的政策、法律、法规等文件；院校下发的成人教育教学工作、专业设置、培养计划、学籍管理以及有关规章制度等方面的文件；成人教育规划、实施计划、学员管理、时间及经费安排、奖惩措施等方面的文件；其他有关文件。②有学籍档案，包括学员入学登记、学员学籍卡片、学员成绩总册、在校学员名册、学员学籍变更等材料。③有教学、教务档案，包括成人教育各专业教学计划、教学大纲、教学方法、课程设置要求及安排、学期教学进度表、教材选用、授课教师资历

4、及授课情况反馈等内容。④有招生档案，包括年度招生工作所涉及的学员报名、考试、录取、收费等方面的材料、表格，招生对比分析（如实际招收与计划招收差额对比分析、纵向年度专业招生对比分析）、招生工作总结等材料。⑤毕业学员档案，包括毕业学员的选题答辩、毕业总结、学位评定及授予情况材料、毕业证的发放、领取签字等内容，还包括毕业学员专业工作情况的跟踪调查和信息反馈材料等。　　　　3、成人教育档案在管理中存在的三个问题　　①档案散存、乱存现象严重。②档案内容缺失严重。由于人员的内部调动、部门的撤并调整，加上具体经办人员的升迁调动,档

5、案内容缺失现象普遍存在，一人多专、数人一专的成人教育档案缺失尤为严重。③档案管理的模式陈旧，水平低下。仍沿用陈旧的管理方法，管理人员不专业，内容单一，加上硬件条件的不足，查询和使用方法落后，远远不能满足成人教育发展的要求。　　　　二、当前形势下加强成人教育档案工作的对策　　　　1、抓意识　　领导档案意识淡薄、管理人员管理意识不强。尤其在高等学校，成人教育被许多领导看作“挣钱机器”，认为成人教育只要能为学校挣来钱就是对学校领导工作最大的支持，是对学校发展最大的贡献。在这种思想的左右下，许多高等学校的领导根本不重视成人教

6、育档案的管理，档案管理意识非常淡漠,比如些高等学校领导只强调长期保存普高学生考试试卷,而对于成人教育学生考试试卷保存则不予重视,对普高生在校内的一切活动都能做详细的纪录并加以归类，而对于成教学生的活动却不闻不问，很少纪录。因此，这在一定程度上制约了档案管理工作的深入开展和有效利用，成为普通高校成人教育档案管理工作很难适应教育发展的重要原因领导应该把抓档案工作列入学校工作的议事日程，在经费、库房、设备、人力等方面给予充分的保证，真正从行政上支持档案的收集、立档工作。　　2、抓源头　　为了逐步实现成人教育档案管理工作标准

7、化、规范化和现代化，为今后考核成人教育质量提供可靠依据，必须从日常工作的点滴做起，注意档案平时的积累和保管，为日后档案的利用打下良好的基础。长期以来，由于诸多原因，在高等学校档案管理工作中，成人教育档案管理工作末能得到应有的重视，部分高校在实际工作中忽视成人教育档案的收集、整理，致使成人教育档案内容不全，质量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，严重影响了成人教育档案的开发利用。有的学校在成人教育学生电子注册工作中，由于档案材料没有按时立卷归档，因此给学生电子注册工作带来很多困难，不能按时完成上级交办的学生电子注册工

8、作。高等学校必须加大成人教育三级档案管理工作的力度，从档案形成部门的源头抓起，努力营造人人关心、重视学校成人教育档案管理工作的若氛围，为日后档案的管理打下良好的基础。　　　　3、抓制度　　成人教育档案管理部门要做到文件材料管理有序，合理分类存放，使文件材料来龙去脉清晰，为立卷归档工作奠定良好的基础。要建立成人教育档案管理的各项规章制度，建立归档