加强高校成人教育档案管理的若干思考

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1、加强高校成人教育档案管理的若干思考摘要：做好成人教育档案管理工作，是衡量成人教育质量、办学效益和管理水平的重要依据，成人教育档案管理，应摆脱传统模式，强意识，抓管理，重服务，逐步规范成人教育档案管理工作。　　关键词：高校成人教育档案管理制度科学信息化　　　　高校成人教育档案是高校从事成人教育、科研及其他各项管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，是高校成教管理工作的重要组成部分，是衡量其教育质量、办学效益和管理水平的重要依据。做好成人教育档案管理工作，促进成教事业发展、提高成人教育管理质量、展示成教业绩具有十分重要的作用。随着高校成人教育工作的开展，成人教育管理部门及

2、社会对成人教育档案利用需求不断增长，对成教档案管理提出了更高的要求。然而，高校成人教育档案的管理并不尽如人意，而且成人教育档案管理工作滞后，严重影响到高校成人教育的发展。因此，我就高校成教档案管理存在的问题作如下探讨。　　　　一、高校成人教育的特点及档案材料的形成　　　　随着成人教育的发展，成人教育已经形成自己办学模式和办学特点，概括起来有以下几点：（一）办学的开放性。（二）办学层次的丰富性①。（三）学习方式的灵活性②。（四）教学的分散性③。（五）学员层次的差异性。成人教育教学的特殊性，使教育教学管理，档案材料面较广，种类繁多。有文书档案，主要包括：教育行政主管部门下

3、发的有关成人教育工作的政策、法规等文件；有成人教育学院制定的教学管理、专业设置、培养计划、学籍管理及有关规章制度等方面的文件；有学校制定的成人教育发展规划、实施计划、经费安排、奖惩措施等方面的文件；有学籍材料，学员入学登记、学员学籍卡片、学员成绩总册、在校学员名册、学员转专业、休学、延长学制④等材料；有教务方面材料，包括成人教育各专业教学计划、教学大纲、教学方法、课程设置要求及安排、学期教学进度表、教材选用、试卷、考试安排、各专业授课教师简历、学术研究成果、学术交流、教学名师的精品课程及授课情况反馈等内容；有招生方面材料，包括招生简章、招生计划、招生有关的政策、招生情

4、况比较分析⑤、招生工作总结等材料；有毕业学员档案等。　　　　二、高校成人教育档案管理存在的问题　　　　（一）成人教育档案管理在认识上存在的误区。当前高校成人教育档案管理工作普遍存在认识上的误区，缺乏科学的、系统的思考，缺乏管理成人教育档案工作的长效机制，认为成人教育档案管理工作无足轻重，无非就是整理资料之类的事情，只要不出差错就可以了；认为成人教育等于普通高等教育，成教档案管理应由学校考虑，轻视成人教育档案管理在成人教育管理中的地位和作用，把成人教育学院当作一个创收的部门和增加教师收入的途径。这些都是造成高校成人教育档案管理落后的重要思想根源，造成成人教育的自身发展与

5、成人教育档案管理认识上的不协调。　　（二）成人教育档案管理队伍薄弱。成人教育学院在许多高校中属于基层学院，教育教学管理上比较成人教育与全日制教育的不同而具有相对的独立性，人员编制比较紧张，对成人教育档案管理岗位的界定模糊，多数管理人员身兼多职，档案管理成为附带工作，由于本职工作繁忙，只能挤时间管理档案，甚至只能利用双休日等业余时间，突击处理档案管理业务，而且档案管理人员业务能力不强，队伍不稳定，无法深入开展各项档案业务工作。以红河学院远程成人教育学院为例，在职教工加合同制员工共计16人，有三个兼职档案管理员，只有一人受过档案专业知识培训，有三分之二的兼职档案管理人员无

6、档案专业知识，在实际工作中无法鉴定材料的价值，比如：永久材料、长期材料混淆归档，还有大量反映成人教育发展进程的文件材料都散落在各职能部门的负责人或具体的操作人员手中，没有及时归档，档案材料丢失现象严重，直接影响档案的开发利用，档案的教育及历史凭证功能没有在成人教育教学和科研工作中发挥出来。　　（三）档案管理制度不健全。由于档案工作得不到应有的重视，因而没有形成完整的成人教育档案管理制度，导致成人教育档案管理处于无序状态。归档材料范围不明确、管理工作不规范、管理人员职责未落实等现象都制约着成人教育文件资料的整理归档工作，在没有查档阅档等方面机制与制度约束的情况下，造成成

7、人教育档案管理低质量﹑低效率运作。　　（四）成人教育档案信息化管理薄弱。当前，成人教育档案资料基本上还停留在手工操作阶段，使用计算机X络技术、档案管理软件的很少。　　　　三、高校成人教育档案管理的思考　　　　（一）加强领导，提高成人教育档案管理意识。针对上述问题，首先，要摆正成人教育档案管理在成人教育管理中的位置，强化成人教育档案管理意识。成人教育档案管理工作要顺应成人教育的发展规律，要以科学发展观为指导，充分发挥成人教育档案作用，以方便各部门利用为目标，完善管理体制，提高成教档案管理人员的素质，实现成教档案管理的科学化，从而摆脱传统的管理模式，开辟