资源描述：
《深圳院档案信息化建设初探》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。
1、深圳院档案信息化建设初探1档案信息化1.1什么是档案信息化建设档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行收集、管理和提供利用服务。档案信息化建设又是企业信息化建设的重要组成部分,是推动档案工作可持续发展、满足科研生产需要和管理需要的必然选择,是提高档案服务能力的关键。档案信息化是信息技术与档案管理的有机结合,档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、多媒体声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统的组织成具有有序结构的档案信息库。同时还包括档案信息化的
2、网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。1.2档案信息化建设主要内容与任务档案信息化建设主要内容有:标准规范建设(管理规则)、基础设施建设(用什么管)、应用系统建设(怎么管)、档案信息化资源建设(馆什么)、人才队伍建设(谁来管)。其主要任务就是将档案数据资料实现数字化、标准化的管理,实现永久保存,并提高档案的利用率。2深圳院档案管理现状在发展过程中,深圳院已经初步意识到了档案信息化建设的重要性,在与同行业单位的考察交流中,已经看了档案信息化建设在档案管理和利用方面发挥的巨大作用。深圳院在档案信息化建设方面任重道远,总结起来,亟需解决以下几个问题:2.1对档案信息
3、化缺乏深入的了解尽管档案信息化在整个电力设计行业内有一定的普及度,但是我们对档案信息化的运行机制还是缺乏足够深入的了解,包括它的管理规范、软硬件设施、专业知识等等。2.2对档案信息化建设迫切程度的认识需要加强在深圳院内部还存在着一些对档案信息化建设认识不到位的现象,认为只要做好电力设计就行了,没有真正认识到档案信息化建设对电力设计企业向现代化企业迈进的重要作用,也没有看到档案信息化给整个行业带来的巨大收获,因此,对于档案信息化建设迫切程度的认识不足已经成为我们档案建设的重要障碍之一。2.3档案信息化管理标准规范空缺标准规范是档案信息化建设的基础,没有标准就无法生成统一规范的
4、数据,数据不规范就无法交换和利用,无法实现资源共享;没有标准规范,数字档案的质量无法得到保证,无法切实满足对数字档案利用的需求。因此,标准规范是档案数据信息管理和利用不可或缺的必要条件。2.4缺乏档案信息化建设的专业团队与传统的档案管理方式相比,档案的信息化管理虽然带来了很多便捷,但同时对档案管理人员要求也更加的专业,可以说涉及到档案管理、电力设计、计算机技术等多方面的知识。目前,深圳院的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平等方面离档案信息化建设的要求还有一定的差距。部分档案管理人员专业知识老化,知识面较窄,计算机应用水平不高,认识上还停留在传统的专业知识和观念上,不能有效
5、的运用现代技术和工具,缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识,思想观念和管理水平跟不上档案信息化建设发展的步伐。与之相对应的人才培养和培训机制也还没有纳入档案信息化建设议程。3深圳院档案信息化建设的设想深圳供电规划设计院有限公司,经过三十多年的发展壮大,在工程设计和工程咨询方面都取得甲级资质。随着公司规模与业务范围的不断壮大,档案(特别是工程档案)的管理与利用问题越来越突出,在电力设计行业中,深圳院的档案信息化工作显得相对滞后,如何跟紧行业步伐,将深圳院的档案信息化工作更好的开展起来,成为目前我们急需解决的问题。针对电力设计行业的档案信息化现状,结合深圳院档案管理的实际情况,
6、我们提出了以下几点设想:3.1制定档案信息化建设总体方案档案信息化建设是一项长期的、促进档案工作可持续发展的系统工程,需眼光长远、科学谋划发展之路,合理运用辩证思维方法,既不能盲目跟风、脱离实际,也不能墨守成规、固步不前;要既关注行业内的档案信息化建设,更要注重结合本单位的实际需求。在开展档案信息化建设之初,应深入调查、分析现状和需求,研究论证途径与方法,资源配置保障等,走具有本单位特色和优势的发展之路。在此基础上制定发展的总体框架、规划、阶段性目标、具体措施、人财物等的保障要求、标准规范的支撑等,使其纳入单位整体建设规划或信息化规划,保证档案信息化建设与单位信息化建设同步
7、发展,有计划、有步骤地组织实施。切忌摸着石头过河,走哪算哪,不能只埋头自我发展,偏离了实际需求的轨道。因此,档案信息化建设要在总体方案的指导下,不断修正档案信息化发展的方向,条件成熟时,可加步伐,但不能急功近利;各方面条件受限时,则稳中求进,始终坚持不懈地推进该项工作。3.2引入档案信息化标准规范体系国家档案行政管理部门和各行业都根据需要不断出台了档案信息化建设方面的管理制度、规范和标准,但相对零散,没有形成系统完整的标准体系。深圳院应根据自身管理的特点,参照国家标准和相关行业的标准规范,制定适合本单位开展档案信息
