设计院档案管理信息化建设

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1、设计院档案管理信息化建设【摘要】随着科学技术的发展，我国已经进入一个信息高速发展的阶段。目前，档案工作信息化管理开始在设计院档案管理中普及，但是明显存在信息资源开发不足，共享程度低等问题，有待于进一步的普及与发展档案管理的信息化水平。本文简单分析了档案管理信息化的意义、现状，并提出了加强档案管理信息化的对策。【关键词】设计院；档案管理；信息化建设随着我国计算机与网络技术的发展和在档案设计管理中的应用，设计院的档案管理也开始进入信息化新模式。由于设计院的产品是建筑工程图纸，因此，其档案管理具有一定的特殊性，即以CAD网络作图作为档案形成的

2、主要途径。采用电子档案，可以实现无纸化查阅、归档与验收，即提高工作效率、节省时间，又方便领导检查与服务客户。一、设计院档案管理工作的重要性（一）档案管理工作直接影响项目的开展。档案是一种不可忽略的资源，工作人员在档案资料的收集整理过程中可进行新项目的研发，档案管理工作人员可配合设计人员迅速的找出所需资料，保证项目的开展与完工。（二）档案管理工作可提高企业的综合竞争力。设计院生产经营活动的优劣可以通过档案管理工作很好的反应出来，档案管理工作不仅是整理收集本企业的有关信息，还可以通过管理工作提高自身的综合竞争力。另外，管理完善的档案资料可方

3、便查找与归档，不会因遗失而产生不必要的档案问题。（三）档案管理工作可减少企业不必要的损失。设计院档案管理工作水平的提高，可为企业创造更多的经济效益，企业可从档案资料中寻找问题的解决方案或以往的工作经验，即可节约时间，又可减少不必要的损失。二、设计院档案信息化现状（一）档案信息化基础建设。随着电子计算机和网络技术的发展，档案管理信息化程度逐步加深，截止目前，我设计院档案管理部门已有计算机…多台，服务器…个。设计院档案信息化系统的建设已经相当完善，普及率较高，但是到目前为止，很少有档案管理网站的建设，档案管理网站系统可更好的实现档案资源的服

4、务工作。截止目前，我国已颁布了40多项与档案信息化有关的标准，但是这些标准过于陈旧，且标准间内容不一，加之宣传力度不够，很难实现档案信息化标准的建设执行。（二）档案信息化建设的缺少资金投入。档案信息化建设是一项巨大资金投入的建设，目前，多数企业对档案的管理不重视，导致资金投入不到位，难以有效的实现档案管理的信息化。我院已将档案管理纳入日常工作管理中，档案管理工作得到领导的髙度重视，但受到科技资金数额的限制，仍难以实现网络信息化的建设进程。（三）档案信息化建设人才缺乏。从信息产业部的统计数据可知，我国产业信息化的发展与人才的需求是极不平衡

5、的。尤其是档案管理方面，企业忽视档案的重要性或仅仅重视档案专业知识的需求，而忽略信息化人才的需求与培养，导致在档案信息化的管理与维护中出现一系列的问题。针对设计院来讲，人才缺乏主要表现在以下两个方面：第一，当前档案管理人员的信息化素质过低,虽然可进行基本技能操作，但缺乏专业的技能培训与教育；第二，缺乏具有信息化专业只是的档案管理人员，在软件系统的开发、使用与维护过程中，受专业信息知识的限制，一旦系统出现问题，只能寻求技术人员的帮助，不仅浪费时间,同时也制约了档案信息化建设的速度与质量。（四）档案信息资源整合不完善。目前，设计院档案资源的

6、质量与数量都得到很大提髙，多样化、多途径成为当前档案信息资源开发利用的主要特点，档案资源需求也呈现出全面化与丰富化。但是，多数设计院内部部门间沟通不足，缺乏沟通与协调，无档案信息化合作意识。由于各部门间软件环境不同，导致一次输入的资源难以多次利用，或难以进行转换，这样，必然会出现多次重复性劳动，严重影响了信息资源作用的发挥。档案信息资源整合不完善已成为制约档案管理信息化发展的关键点。三、加强设计院档案信息化建设的措施（一）实行网络无纸化验收。设计院应建立计算机档案管理网络平台，通过CAD制图，实现无纸化验收与归档等工作。对于档案的电子归

7、档程序、交验单签署等要提前设定，由项目管理、验收、设计人员根据需要储存数据，实现一次输入，数据终身储存与共享。（二）利用终端机进行图纸修改和其他内容的查阅。对于提交的图纸，如出现问题，可通过网络申请，经批准后，由档案管理人员下载后，申请者修改好，审核后在网上直接提交，可利用终端机办理手续、查阅审核信息。由于设计院档案的主要内容是图纸资料，其具有很强的实用性，通过网络展示，可以为其他工作提供帮助。（三）加强档案管理信息化人才的培养。档案管理信息化对技术的要求较高，需要专业性的信息化管理人才，其管理工作人员必须可以熟练运用信心工具进行档案的

8、存储、归档与处理工作。设计院可通过以下手段对档案管理人员进行培养，以提高管理人员的信息化水平。第一，加强档案管理信息化宣传教育，提高管理人员的信息化管理意识，这样,管理人员就可以自觉地进行计算机知识的学习，