医院综合档案室信息化建设初探

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1、医院综合档案室信息化建设初探　　摘要：医院综合档案室是管理医院档案的重要部门，它承担着医院档案收集、储存、开发、利用等重任。加快综合档案室信息化建设是医院管理的必然趋势，实施关键是档案管理全过程的现代化，实施路径是档案从业人员、档案基础条件等保障措施的现代化，本文结合综合档案室信息化工作实际，为医院综合档案室信息化建设提供借鉴。　　关键词：综合档案室信息化路径　　随着科技的快速发展，档案载体已由过去的纸质档案发展为照片、声像等电子档案，档案收集、整理、利用、保管、开发等各环节的技术更新必须同步跟进，档案管理手段也必须由传统的手工管理向信息

2、化管理手段迈进，其中，综合档案室作为综合性档案保管机构、档案业务管理部门，在推动医院档案信息化发展中责无旁贷。　　但不容忽视的一个现状是，医院综合档案室在信息化建设方面还存在诸多问题。如重视纸质档案，轻视电子档案，综合档案室声像、电子文件等电子档案归档量小；档案收集手段落后，还用手工收集；基础设施陈旧，计算机配置486，仍然使用针式打印机，没有扫描仪；综合档案室工作人员档案与计算机基本知识欠缺等。诸如此类问题都严重影响综合档案室功能发挥，必须加快综合档案室信息化建设步伐。　　综合档案室信息化是指档案管理从以档案实体保管为重点，向以档案内容

3、的数字化管理，并以数字化信息为主要形式向服务对象提供利用服务的转变过程。体现在档案管理收集、整理、利用、开发等过程中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。　　1、档案收集信息化。　　档案收集手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。利用技术手段收集档案是提高档案工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件。它规避传统档案收集手段，尽量减少人工收集、上门收送等做法，着眼于通过数字化将分散于不同科室、不同部门的信息资料以数字化形式存储，以X络化方式相互连接，从而实现资源共享，最大发挥档案作用。目前，医院都建有计算

4、机信息X络中心，OA等办公系统、电子政务系统也得到广泛应用，档案收集可实现计算机X络管理，与办公自动化、人事管理系统无缝对接、融为一体，实现文件形成、报送、接收、编目、整理、数据著录、提供利用等，积极构建综合档案室数据库、档案目录库；收集档案可以直接通过X络传输系统将档案资料传送到综合档案室，经综合档案室和档案交送部门电子印证，完成收集过程。　　同时，档案收集要放开眼光，由封闭式管理走向开放式管理，宜尽早进入X络信息系统，扩大信息，使一切可以向全体员工开放的档案信息资料都录入计算机X络，这样，也可以从某种程度上解放档案编研人员，提高档案信

5、息资源的开发利用效率，从而更有效地为社会服务。　　2、档案整理信息化。　　通过计算机管理,将档案内容按党群工作、行政管理、医疗管理、科研教学、总务基建、仪器设备、财会等分门别类输入计算机,这具有检索快捷、方便、高效等优点,使查档案省时省力。改变过去人工登记、人工整理的弊端，在档案整理中充分利用扫描仪、照相机等设备对照片、视频、录音等进行数字化加工。档案整理过程中，要努力争取，积极按照专题档案内容进行整理，如在院庆、医院搬迁等医院大型活动中形成的档案，更要努力利用计算机形成专题化。借助医院的局域X，采用虚拟主机或主机托管的方式运行，逐步将室

6、藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上X，实现医院系统的档案信息资源共享。　　3、档案保管信息化。　　用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，计算机储存量丰富而广泛，由计算机编印出文件分类、主题等目录，配备一整套安全可靠的检索系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确。经过整理现代化，形成了档案目录数字化和档案内容数字化。目录要进行多次校验，档案内容归类要正确，形成档案管理X络化后，要注意做好备份，实现档案保管信息化。　　4、档案利用信息化。　　利用计算机建立档案目录数据库，采用扫描录入等

7、方式进行现行文件和档案管理一体化，可大大方便全院职工查找利用；综合档案室工作人员要积极主动与信息科沟通，多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为医院各项工作，特别是为医院、教学、科研服务。编制多种检索　　摘要：医院综合档案室是管理医院档案的重要部门，它承担着医院档案收集、储存、开发、利用等重任。加快综合档案室信息化建设是医院管理的必然趋势，实施关键是档案管理全过程的现代化，实施路径是档案从业人员、档案基础条件等保障措施的现代化，本文结合综合档案室信息化工作实际，为医院综合档案室信息化建设提供借鉴。　　关键词：综合档案室信息化路径　　随着

8、科技的快速发展，档案载体已由过去的纸质档案发展为照片、声像等电子档案，档案收集、整理、利用、保管、开发等各环节的技术更新必须同步跟进，档案管理手段也必须由传统的手工管理向信息化管理手段迈进，其