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1、信息化背景下人事档案管理探索人事档案作为中国人事管理制度的特色部分,全面记载着个人的学习、工作和生活经历等有关情况,是一个人德、才、能、绩的最真实写照。因此,人事档案管理水平直接关系着社会对人才的选拔和任用,关系着社会的进步与发展。而在信息化高速发展的今天,如何探索出一条新的、适应时代发展需要的信息化人事档案管理途径是我国人事档案管理目前的工作重点。一、信息化背景下人事档案管理的意义信息化背景下,人事档案管理主要是从传统的实体文件管理转化为数字化、网络化,进而提高人事档案管理效率,使其更方便、快捷。在进行信息化人事档案管理时,档案管理工作需要对那些易
2、于损坏、使用频率较高的重要档案进行数字化、网络化保存,以方便使用和查询。在信息化时代背景下,加大现有人事档案数据库的规模和容量,加强信息共享与安全储存也是时代发展的需要。人事档案信息化管理的意义与作用可归纳为以下几个方面:1、降低管理成本传统的档案管理无论是在空间、还是资源上都存在很大的浪费,致使人事档案管理成本居高不下。而信息化管理人事档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,这样不仅节约了保管费用,节省了占地空间和纸质费用,而且查阅起来极为方便迅速,节省了查阅档案者的时间,也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。2、为社会选人用人提
3、供方便人事档案进行信息化管理后,档案不再以传统的纸质版形式存在,用人单位可以直接根据网络共享平台对人员进行直接快速了解,不必再像对传统形式档案一样慢慢的进行梳理、审核,这在很大程度上加快了用人单位的工作速率,同时也可减少了相关管理部门对人事档案管理的工作量,还确保了档案信息的准确性,提高人事管理部门的工作效率。3、促进档案信息的准确、完整在传统的档案管理工作中,经常会出现由于部门之间没有及时沟通,交接工作不及时而导致档案信息不完整、更新速度慢的状况。而建立档案信息化管理后,档案可以随时在网络平台上进行共享,避免了这种由于交接工作导致的错误,使得档案更
4、新更加及时,也更加确保了档案的准确性、完整性程度。4、改变现有管理人员的工作模式在传统的档案管理工作中,档案管理人员需要手工进行各个档案的整理,工作量大且效率不高,而进行档案信息化管理后,档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台,这样便可以方便、快速的实现各种人事档案信息的统计和分析,从而提高各项工作的效率。同时还可以提高工作人员对业务的学习,进而提高他们对档案的管理水平。5、增强档案原件保护传统的纸质档案,虽说在档案室里能够保护完好,但档案拥有者一旦提出档案,安全性就不能得到充分的保障。人事档案信息化则把传统的纸质版档案信息化、数字化,会使
5、档案的查阅保存安全性大大提高。特别是那些时间长久的档案物品,信息化实施后明显是对他们最好的保护方式。同时,档案信息化也避免了一些动机不正的人员对档案进行不合法修改。这样就可以使得档案原件能够得到很好的保护。二、信息化背景下人事档案信息管理的现状1、缺乏强有力的监督有些企业在人事档案管理上缺乏强有力的监督,导致档案信息管理工作效率低下,现代信息技术的作用没有发挥到最佳。档案管理者与档案拥有者之间的关系没有划清,在日常工作中往往会出现不必要的麻烦,一些企业管理仅仅是依靠行政管理来监督档案管理工作,没能很好的发挥法律监督作用,造成政府对档案的监督工作也不是
6、很理想。2、工作人员专业素质不够过硬档案的管理需有专业的监管人士进行操作管理,但是很大一部分档案管理者并没有相关的资格证,有的甚至是临时调用,自身专业素质不过硬、对档案管理工作没有热情,使得工作效率大打折扣。3、自身机制薄弱,领导不重视自身机制薄弱,领导对档案管理工作不重视在很大程度上使得档案信息化管理不能正常进行。领导的不重视导致相关专业人员不能到位、相关规章制度落实不下去,各部门对此工作相互推诿,不能很好的进行沟通。这就导致了大家都不把档案管理当作一件重要的事,在进行档案处理时往往也就会临时抽派一些人进行整理,以致档案信息管理不能很好的进行。4、
7、只重视使用,不重视管理一些管理部门只单单的重视档案的查询功能,却忽略了管理工作。有的仍旧在延续老式档案的管理方法,不仅费时、费力,更不能很好的对人事档案进行管理,导致工作量大效率却低下。有的部门虽然配备的有电脑、扫描仪、打印机等先进设备,但对档案管理只是局限于输入和打印等一些常规的简单操作,对人事信息的整理、分类、汇总等工作则无法进行。三、加强和完善人事档案信息管理的对策在信息化时代背景下,为了使人事档案管理工作更好地开展,不仅需要各机关部门加强对档案信息化的重视,更需要强有力的监督监管部门和权威的法律法规来保障,同时也需要大力培养专业素质人才来支撑
8、人事档案信息化的进程。1、建立完善的数据管理系统,重视人事档案管理的信息化建设利用现代信息技术的优势建立一整
