信息化背景下档案管理建设的探索研究

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1、信息化背景下档案管理建设的探索研究摘要：随着全球信息化、数字化、网络化发展，企业档案管理信息化建设势在必行。本文针对传统的档案管理存在的问题，提出了现代档案管理信息化建设，有利于提高工作效率、增强信息共享、促进组织优化，并提出了加强档案管理信息化建设的对策和建议。关键词：信息化；档案管理；建设2015年7月，习近平总书记强调，“深入开展科学研究，要加强资料收集和整理，必须通过档案、资料、事实来说话。”这表明，档案在社会中具有十分重要的作用，是社会信息系统的基础。档案具体是指对国家和社会具有重要保存价值的各种文字、声音、图像等不同形式的原始、真实的历史记录。企业档案作为一种宝贵的信息资

2、源，真实记录和保存着企业的各项活动和人才资料，对于企业日常生产经营和长期发展具有十分重要的意义。随着改革开放的不断发展，信息化水平的不断进步，加强档案信息的共享和利用，实施企业档案信息化建设，不断完善企业档案，己经成为必然趋势［1］。一、档案管理信息化建设的内容档案管理信息化建设，实质就是指由“传统的纸质档案实体”转变为“现代的数字化档案信息”。档案信息化建设主要包括三项内容：①档案信息的数字化；②档案信息系统化（注重信息存储、传递、接受的全过程）;③档案信息的共享化。（见图1）随着互联网技术的普及应用，？F代档案信息主要分为三类：信息类和数据类。信息类数据主要包括办公系统文件、情报

3、系统信息等；数据类信息主要包括财务系统数据、生产系统数据、物流信息数据等。现代化档案管理最核心的问题在丁新华的高度共享，即在最短时间内将最恰当的信息精确共享到相应部门，为企业生产发展服务。二、传统档案管理工作存在的问题传统的纸质档案文件繁多、种类繁多，随着档案管理工作人员的流动，档案信息查找工作变得力不从心。传统的档案管理工作主要存在以下问题[2]：（一）档案材料不宜保存传统的纸质档案材料保存需要适合的温度、湿度、光照等条件，当档案保管室内出现温度过高、湿度过大、光照较强等特殊条件，或者发生火灾、地震等灾害时，传统的纸质档案极易发生损害。（二）档案材料不宜查找由于档案材料是长期的重要

4、文件、资料的保存，短则五年、十年，长则几十年。一般情况下，档案馆内日积月累的纸质材料浩如烟海。从如此繁杂的档案材料中査找相关信息，一来颇为耗时，可能需要耗费几天、十几天，工作效率低下；二來准确率不高，由于纸质档案间细微的差别，极易造成错误；再者会耗费大量人力。三、档案管理信息化建设的重要意义[3]随着全球信息化、网络化、数字化发展，信息技术和系统己成为企业竞争的核心环节。企业的外部市场营销手段、人才竞争，内部的业务管理、组织结构、管理方式都需要最新的信息与技术系统。因此，必须要加强企业生产、管理全过程中的信息技术应用，充分发挥信息技术的优势。档案管理的信息化建设有利于提高企业工作效率

5、、增强信息资源共享利用、促进组织结构优化，具有十分重要的意义。（一）促进企业提高工作效率信息化档案管理有利于企业短时间内实现信息的共享，促进企业内人员、资金、技术等资源流通，降低企业的生产成本，提高企业工作效率。同时，流动的信息共享有利于企业打破原有的技术屏障，实现技术创新，促进企业创新。（二）增强信息资源共享利用通过对企业原纸质档案进行电子扫描、存档，创建企业信息共享数据库，实现信息化共享，企业各部门间的信息资源的交流与共享变得更加方便快捷，各部门通过信息共享数据库，及吋调取工作过程中需要的数据和信息，有利于促进工作效率的提高。（三）促进组织结构优化传统的组织结构呈“金字塔”型，以

6、多层级为特点，企业运转较为僵化，不利于信息化的传播。现代的档案信息通过电子文件，全部录入企业信息共享数据库，各部门通过适当权限及时获知数据，信息获取变得更加精准、快捷。传统“金字塔”型组织结构将逐渐被更加开放的“网络型”组织结构所替代，降低了信息交流成本，有利于加强决策层与执行层的沟通。四、加强档案管理信息化建设的对策（一）加强档案信息化团队建设档案管理信息化建设，首先要加强信息化队伍建设，招聘、培养一大批信息化的专业技术人才，提髙档案管理工作人员的水平。一方面，对信息化队伍进行基础理论和专业技能的培训，既耍掌握档案管理相关知识，又要具备相关计算机处理文件档案的技术；另一方面，加强档

7、案信息化建设的培训，帮助其了解数据库开发、软件应用、数据采集等知识，为信息化建设做好人冰储备。（二）加强档案管理信息平台建设加强档案管理信息平台建设主耍包括三个方面，一是加大档案收集管理力度，确保档案资料信息的真实准确；二是加大文档数字化整理，对现有的纸质档案进行电子化扫描、归档，确保档案材料完整、准确，建立电子档案数据库；三是加强企业信息共享数据库建设，理顺企业内各部门隶属关系和权限，优化信息共享渠道，对各部门开放信息共享数据库［4］。（三）加强档案信息