商务英语写作-备忘录

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1、MemorandumsWhatisamemo?Itisaformatofinternalcommunication,whichcancommunicateinformation,explainnewprocedures,announcechanges,makerequests,confirmresults,orofferadvice.Howtowriteabusinessmemo内容简短：备忘录市商务书面沟通中最简短的形式之一，具备快速阅读的特征。信息具体：如果要用备忘录告诉同事们有个会议或活动，就把具体的日期时间告诉他们。内容有组织：便于读者呢个迅速找到需要的信息。不管是直接

2、还是委婉，内容都要有组织，不要让对方浪费时间思考你是什么意思。Theformatofamemo汉语的“备忘录”来自英语的memorandum，实际应用中通常使用其缩写形式memo，作标题时一定要大写首字母，或者四个字母都大写。备忘录由名称(title)，标题区(heading)和正文(body)三部分组成。其中标题区包括四部分内容：备忘录的撰写人，收件人，发送日期及主题。备忘录的基本格式如下（排列格式多为齐头式）：MemoTo:写出全名，有时可以加上职位From:写出全名，有时可以加上职位Date:写出完整日期，月份可以采用缩写Subject:主题简短，明确，具体Message

3、:直接写出重点，用一到两个句子把主要的信息写出来。可以只有一个句子，也可以有好几个段落。Re:NewYearPartySubject:AutumnTradingFairSubj.:ChristmasCelebrationSUBJECT:BeefitsCoordinatorSuggestsPingguOutingMemoChangesoftheorderTo:Subject:From:Changegoodsdetailsofthismorning’sorder(Ms.SanchezfromRoyaleEngineering)Send3unitsofmodel1380and4uni

4、tsofmodel1935bysea.Theydonnotneedinsuranceandwewillpayforseatransport.Date:24November,2013DispatchDepartmentBrianDavison如果你选择使用标题形式写出“事由”，要注意用词应当概括性强、言简意赅。“事由”是备忘录的“题眼”，作用在于突出备忘录的写作目的或其主要内容，使收件人迅速识别备忘录的主要意图，判断应由哪个业务部门处理、与自己是否有关系。事由一项等于备忘录的标题；换句话说，备忘录的主旨应当体现在事由的表述之中。请比较以下同一个会议纪录的六种事由标题，Minute

5、softhemeetingoftheSecondBoardofDirectorsMinutesoftheMeetingoftheSecondBoardofDirectorsMinutesoftheSecondMeetingoftheBoardofDirectorsMinutesoftheSecondMeeting:BoardofDirectorsBoardofDirectors:MinutesoftheSecondMeetingBoardofDirectors:MeetingMinutes,October23,2007Practice1Yourcompany’sSalesDir

6、ectorisvisitingyounextThursdaymorning.Writeamemotoyourassistant,Kerstin:Tellingheraboutthevisit;Explainingthereasonforthevisit;SayingwhatinformationtheSalesDirectorwillneedontheday.Writeabout30-40words.MemoAboutthevisitofSalesDirectorTo:Subject:From:Date:5thMarch,2013MsKerstinStephenChan,Man

7、agingDirectorOurcompany’sSalesDirector,Mr.Johnson,isvisitingourbranchnextThursdaymorningtocheckthesalespictureofourregion.Pleasepreparethesalesfiguresofallourproductlinesforhisinspection.Thanks!Practice2YouareamanagerandgoingtospendholidaysinHawaii