《邮件英文格式》ppt课件

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1、HowtowriteanemailinEnglish？Clarity,concisenessandbeingcorrectarethekeys清晰、简洁、无误，是写英文电邮的关键。一般，英文电子邮件包括以下4个部分：Subjectline主题Salutation称谓Mainpoint正文Closing结尾其最重要的部分是主题，英文邮件的主题注意不超过35个字母。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。DearMary,ThisisTom.....Lookforwardtoseeingyousoon

2、.Bestregards,TomYu（每段开头无需空格，都要左对齐)㈠Subjectline邮件主题邮件主题要简明扼要，讲清楚你这封邮件的主要内容/目的。Makesurethesubjectlineissimple,specific,butcatchy.Rememberalwaysthatprofessionalsmayreceivehundredsormoreemailsperday,themorespecificandappealingthesubjectisthemoreeasieristoconnectitw

3、ithone'spersonalwork.邮件主题尽量保持简单、明确，但一定要抓人眼球。你要知道，专业的工作者每天会接收上百封邮件，你的邮件主题越简单明确、越能吸引他的注意。㈡Salutation称谓在邮件正文的开头，一般要加上礼貌称谓。具体的称谓用词，视收件人和你的关系而定。1、Friendsandcolleagues写给朋友/同事在给朋友或普通同事写电邮时可以直接用“Hi”开头，如果你和ta关系不错，也可以用“Hello”或者“HelloTom”这种表达来开头。2、Foracquaintances写给一般熟人如果

4、你知道收信人的名字，可以用“DearMrJones”或“DearMsJones”来开头，对于不知道对方是否已婚的女性收信人，用“Ms”来代替“Miss”或“Mrs”比较保险。3、Formalemails正式邮件如果你不知道收件人的名字，可以写“DearSir”或者“DearMadam”，如果你连对方的性别也不知道，可以直接写“DearSir/Madam”。4、Writingtoagroupofpeople收信人不只1个如果你的收信人不只1个，那么你可以写“Dearcustomers”或者“Dearpartners”。

5、如果你的收信人们和你是同一个公司或部门的，可以用“DearAll”,“Dears”,"Dearcolleagues"，或者说“Helloeveryone”。5、Writingtoagroupofbossesinyourcompany写给自己公司的几个老板给老板[们]写电邮，用"DearManagers","DearDirectors"或者"DearBoardmembers"。（经理、主任、董事会成员）6、Nogreeting不写称谓这种情况经常出现在公司内部邮件中，同事们之间快速电邮沟通。这种形式的电邮，更像是使用电

6、话的作用。这种情况下就不需要写称谓了，直接写事情就可以啦。㈢MainPoint邮件正文Yourfirstsentenceshouldtellthereaderwhatyouremailisabout.Herearefourofthemostcommonreasonsforwritinganemail,alongwithsomesentencesyoucanusetostart:邮件正文的第一句话，你需要告诉收件人这封邮件的主要内容是什么。下面列举了几种常见的、不同目的的电邮类型，以及相应的句式表达：1.Replyin

7、gtoapreviousemail答复别人此前发来的邮件Thanksfortheinformation.Thanksforyourphonecall.Thanksforgettingmethefigures.2.Givingbriefupdates简单同步事项进展Justaquicknotetotellyou…Justaquicknotetoletyouknow…Justtoupdateyouon…3.Changingplans计划变更Sorry,butIcan'tmakethemeetingtomorrow.Sor

8、ry,butIwon'tbeabletomeetyounextweek.Sorry,butsomethinghascomeupandIcan'tmeetyouforlunch.Yourfirstsentenceshouldonlyhaveonetheme.Forexample,yourreasonforwritingmaybetoaskforh