创新档案管理理念实现档案管理信息化

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1、创新档案管理理念实现档案管理信息化创新档案管理理念实现档案管理信息化　新时代档案管理的目标，是数.L.字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，适应不了时代发展的要求。档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，更好地为国家的利益服务，为全社会服务。目前，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间

2、，迫切需要实施档案信息化管理，促使档案管理科学化。　　一、文书档案信息化管理的优点　　1.提高办公效率　　在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果费时又费力。在应用计算机软件进行档案管理之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行，有效的提高了办公效率。　　2.方便资源共享　　在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金

3、和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，极大地提高了档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到资源共享。　　3.保存具有稳定性　　与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维

4、素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如ＶＣＤ、ＤＶＤ光碟，小容量的闪存Ｕ盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。　　4.提高传递的速度和安全性　　在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生

5、，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术进行管理，可直接通过网络进行传递，有效提高了文件传递的安全性和及时性。　　二、推进档案信息化的策略　　1.建立规范体系　　档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归

6、档文件资料是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系，切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。　　2.完善安全措施　　档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。为此，要提高档案人员的警惕性，从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施。　　3.健全管理制度　　建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来

7、的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管.L.部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。　　4.提高技术支撑　　技术是

8、档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化形同空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，