档案管理理念实现档案管理科学化

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1、档案管理理念实现档案管理科学化王丙谨（涿州市开发区管理委员会河北涿州072750）1.人事档案现状及存在的问题1.1对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想己无法适应现在的管理需求。1.2人事档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不

2、按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不

3、能真实地反映木人现实情况，导致人事档案的不完整。1.4档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。①档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得木人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；②人事档案管理基木上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。1.5档案管理人员对人事档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；冇些应该归档

4、的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。2.人事档案管理对策及思考人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映，所以，只有加强人事档案的管理，充分发挥其利用价值，才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考，为人民服务。针对以上存在的问题，就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策。2.1严格按程序交接。人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作，应按程序办理。档案交接手续：①对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；②对借出的档案要及吋催还，整理好借据，并在

5、借据上注明原因及催还情况；③对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及吋归档；④按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接吋间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还应在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序。强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此应提高档案管理人员综合素质，提高工作主

6、动性，从根本上确保人事档案材料准确完备、及吋归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。2.3健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，苏建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为0标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第

7、四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到奋功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。2.4建章立制，冇章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料吋要做到U勤、手勤、脚勤，及吋追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。2.5积极

8、做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把