浅谈医院办公室电子文件归档管理

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1、浅谈医院办公室电子文件归档管理戴钦（丹阳市延陵镇卫生院办公室江苏丹阳212300）【摘要】电子文件作为一种新型的信息载体，它以其自身独特的记录形式和与纸质文件无可比拟的优越性使工作质量和效率大大提高，给我们的工作带来了极大的便利。但是如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想，因此，如何确保电子文件的安全是当前医院信息文化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。【关键词】电子文件档案近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的Id常工作

2、。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而,如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研宄电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。1电子文件在归档方面的现状与分析1.1从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题1.1.1原稿被忽

3、视，随意遭删改。1.1.2归档程序不明确，存贮载体不安全。1.1.3归档不鉴定，真伪不辨别。1.1.4人员素质低，专业人才缺。1.2造成上述问题的原因主要有两个方面1.2.1思想认识问题传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点

4、视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的-套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。1.2.2管理工作滞后问题目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。冇的单位虽然冇规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算

5、机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。2医院档案信息化建设对策与措施2.1改变环境创建良好管理环境,加强档案管理现代化技术基础设施建设。技术基础设施包括软、硬、库建设。“硬”是指计算机硬件,即机器设备；“软”是指计算机软件，即各种档案自动化处理程序；“库”是指档案数据库，即各种机读档案信息。管理条件则是指技术设备条件所处的管理方式和环境因素。2.2更新观念，适应形势作为当今信息吋代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受

6、新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新吋期档案管理工作的需要。2.3认真收集，保护原稿不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节奋着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要冇该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿，以防电子稿出现差错可以查阅原稿。2.4按照程序，做好归档电子文件的归档，必须按照程序进行。首

7、先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理；苏次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题；再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设奋虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。一般保存两套以上同版本的电子文件。2.5加强防患，确保安全电子文件归档工作的成败在于存储载体是否安全。因此，对归档的电子文件，要采取安全可靠的措施，确保电子文件存储的安全。要及吋修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传和下载安全以及访问权限等的防患工作。控

8、制环境的温度和湿度，及吋升级服务器主机和数据库的硬件设施，以确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。综上所述，电子文件作为一种新型的信息载体，是档案管理工作的一场新的变革。尽管电子文件也存在某些不足与缺点，然而，其利远远大于弊。因此，只要我们辩证地分析问题，奋针对性地采取奋效措施，不断地改进和完善各项管理工作，电子文件的归档工作就一定能够做好。参考文献[1】李芳.论电子文件的归档管理[j].河南社会科学，2004,