浅议信息时代企业档案岗位职业发展建设

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1、浅议信息时代企业档案岗位职业发展建设徐丽敏广州环保投资集团有限公司摘要：档案管理岗位不是可有可无的，而是跟企业发展紧密相连且关键时刻能使企业可持续发展拔高的一项事业。在关键时刻，科学有效的档案管理工作必定能使企业更上一层楼，本文就此进行分析研宄。关键词：信息；企业；档案；发展；作为一名档案学专业本科毕业，并丑毕业以后从事企业档案管理工作已逾10年的档案工作者，对于档案管理岗位的职业发展，感触颇深。纵观FI前国内企业档案岗位的建设和档案人冰的配备情况，发现目前很多企业的档案岗位设置情况有以下几种。1档案管理意

2、识薄弱很多公司觉得档案管理工作很简单，行政专员兼职即可。这样一来，档案自然而然被放在了次要的位罝上。档案文件不仅内容各异、数量庞大、载体也有不同的类型，这些特点要求档案工作者除了有一定的档案整理专业知识之外，还得专注、专攻。而行政专员一般杂事较多，都是先把其他的行政事务完成，再挤点吋间把接收的文件稍微整理下就算丫。口积月累，文件越来越多，这些没有系统整理过的文件日后要查找起来愈加麻烦了，而档案在这类企业中也只有在摊上事的时候需要档案做凭证的时候才有一点作用。在这类企业中，由于没有系统整理过企业档案，所需的档

3、案无从查起，必要时必须耗费大量的人力物力去搜刮一份资料，还不一定能找得着。2对档案管理的认识流于表2.1认为档案管理就是简单的收集整理和借阅有部份公司有一定的档案管理意识，如有的上市公司，在进行尽职调查的时候发现需要调阅大量的档案文件，于是专门聘请了档案管理员，对其要求只是企业档案资料收集整理和提供利用而已，没有对此岗位进行适度延伸，如适当对其进行不同档案专业培训和相关培训，使其在企业发展关键时刻能事前介入，准确提供企业发展所需的信息。长期重复简单的企业档案收集整理和借阅利用，这样档案管理员会逐渐变得麻木，

4、其职业生涯也得不到发展，时间长了，或会心灰意冷不积极工作，或造成人才流失。档案管理工作又冋到原点，恶性循环。2.2对档案管理聞位定位不清晰有的公司虽然设立档案管理岗位，可是对这个岗位定位不清晰。对于档案管理员个人来说，不明确自己的具体岗位职责，无法针对性提供服务。对于公司层面上说，当其他岗位或部门比较忙的时候，档案员就被安排协助做其他工作。结果，档案工作又被丢到一边，越来越得不到重视。2.3档案管理岗位设置普及面窄许多房地产公司，对档案管理这一块过于重视工程档案这一块，从而忽略了其他类型的档案。他们总是纠结

5、于某个工程节点会产生哪些档案文件，确保收集完整，以便应付地方城建档案局的竣工验收工作。造成档案的信息化建设和全局性的整理显得很被动，档案管理员的重要性也没有得到全面的发挥。3档案定位明确，高投入、重产出目前也有一些有远见的企业，既重视其棊本的收集整理和借阅工作，也对档案在企业可持续发展中的作用高度肯定。这些企业会明确档案管理工作在企业管理中的基础地位及发展方向，不仅配备先进的档案管理系统和其他工具，对档案管理人才也适时培养。档案管理工作建立一套科学的体系，从收集、整理、保存、提供利用到对档案文件的知识提炼、

6、企业文化的积淀等都进行精细化管理。既令档案对企业的价值得到升华，又提升了档案在企业屮的地位，同时使档案工作者的多种能力得到提升，二者相互促进，相得益彰。在笔者看来，对于档案岗位的设罝，应朝以下方向发展。3.1规范档案管理体制，强化档案集约化管理规范档案管理体制，明确隶属关系和管理责任，加强档案的集中统一管理及监督指导功能，使档案岗位的工作诉求得到及时回应和指导。在人力资源工作层面上认真做好档案岗位的职位设置，明确岗位职责和职业发展规划。档案岗位要求人员有组织、统筹和协调意识，有耐力持久性，有一定的档案管理专

7、业知识。应根据档案工作对象社会性的职业特点、档案的重要程度、要求及享有的权利等指标，制定出明确的职位标准和任职资格条件，使有意者心理上认同此管理目标。3.2使档案岗位成为人们的一种职业选择企业档案是企业的无形资产，保管利用好档案，既是维护组织记忆，乂为企业可持续发展提供资源保障。因此，要把档案工作当成企业必不可少的一项事业做起来。档案岗位也不应该执着于埋头集中整理档案，要站在企业管理和为企业体现价值的角度来重新定位档案管理的工作方向。档案学属于应用学科，让更多的人了解档案、认同档案、形成重档用档的氛围，让档

8、案岗位成为人们的一种职业选择。3.3合理制定档案岡位的可持续发展战略从社会大环境看，当前，全球迈入大数据时代，数据的重要性成为应用服务创新的重要源泉。以官网、0A系统、ERP为代表的现代企业新型信息管理系统的广泛应用，提供海量数据，成为档案开发与利用的资源。档案工作者应抓住机遇，在大数据背景下开发利用信息资源，改进与完善档案信息化工作。随着企业管理的不断加强，档案工作越来越成为企业基础管理、专业管理、资产管理和风