新世纪档案之变与基层档案工作现状及对策

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1、新世纪档案之变与基层档案工作现状及对策　　　　摘要：今日之档案非昔日之档案。在信息化的今天，档案作为一种重要的信息资源，本身也在发生着显著的变化。基层单位档案管理体制不一，各单位档案工作发展不平衡，档案业务工作不够规范，档案利用方式单一，不够主动等存在较多问题。　　关键词：档案事业；发展；变化；问题　　中图分类号：G27文献标志码：A文章编号：1002-2589（2014）10-0168-02　　一、档案事业发展的六大变化　　（一）档案之变　　今日之档案非昔日之档案。在信息化的今天，档案作为一种重要的信息资源，本身也在发生着显著的变化，即由政府记录逐渐社会化、由官档文化开始平民化、

2、突破传统纸质载体转而数字化等等。　　根据一项调查，2007年我国中央和国家基层及其直属企业事业单位生成的电子文件数量占文件总数的72.7%；49%的受访单位生成的电子文件数量占文件总数的50%以上，14.3%的受访单位生成的文件全部为电子文件。48%的受访单位认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形式存在。　　(二)管理方法之变8　　业务复杂化（实时归档、双重鉴定、信息保护、元数据应用），管理精细化（目标：真实性、可靠性、完整性和可用性，要求：管理更加规范、精细、周密和标准），运用新理念（资源、风险、集成管理）。　　（三）工作职能之变　　延伸、拓展、融合（文件管理融入业务管

3、理中、文件管理嵌入电子政务中、电子商务系统、电子文件管理纳入信息化战略和电子化业务体系）。　　（四）管理体制之变　　管理手段的多元化（行政指令性向指导性、服务性、监督性过度），组织结构的形式多样化（档案馆、文件中心、寄存中心、电子文件中心、私人档案馆、联合档案室等）。　　（五）档案机构形象之变　　服务形象，馆藏档案贴近公民需求；档案服务方式多样、便利；档案检索工具便捷、开放；服务态度周到、亲切等。馆舍设施形象等都发生较大变化。　　（六）档案事业发展战略之变　　从行政主导的、以手工模式为基础的、内敛式的发展战略转变为依法治档、技术强档、开放兴档的发展战略，依法治档（多种档案关系需要法

4、律―调节知情权、隐私权、公布全、代理权），技术强档（硬技术：搭建文件管理平台，档案保护技术等、软技术：元数据管理、格式化管理、版本管理、流程管理、个性化服务等），开放兴档（资源的开放、档案馆职能的开放）。　　二、基层档案工作现状　　（一）基层单位档案管理体制不一8　　随着机构改革的深化，各级基层变化频繁，经历多次机构改革，导致各级基层单位档案工作管理体制也呈多元化。举例隶属关系多样：馆、处、科、室。　　(二)各单位档案工作发展不平衡　　随着经济体制、政治体制改革的进一步深化，多数单位档案工作得到提升，有少数单位上级机关对档案工作有要求的单位，档案管理工作扎实，各个环节的工作有条有序

5、。也有个别单位对档案工作产生一些负面影响，有的单位出现撤并档案管理机构，减少对档案工作的投资，减少档案管理人员和人员不稳定的现象时有发生。基层档案管理的工作人员一般都是兼职，很少有主要的一个人负责。换得很勤，资料就容易找不着，或丢失。　　（三）并、转单位档案的归属流向问题　　并、转单位所有制变更后，档案的归属、流向问题显现出来，如档案文件丢失等。　　（四）档案意识淡薄，档案形成、积累不及时、收集渠道不够畅通，有一些死角漏洞　　不论是领导、教师还是管理人员本身，档案意识都不强。有的领导，文件到手里之后，就自己收起来，甚至弄不见了。如果档案管理员不去主动索取，就会造成档案文件材料的遗漏

6、。统计报表、内部制度、出版物、声像资料、基建档案、科研档案、设备档案、会计档案、电子档案、业务档案等没有及时归档，综合管理。　　（五）文件材料的成分更加复杂种类增多，载体不一8　　随着技术的发展，文件材料的成分更加复杂，种类增多，载体不一，归档门类不全，比较注重纸质资料的搜集。现在很多高校只注重公文、财务、人事、基建等方面的档案收集，而对于磁带、图片、光盘、录像带一类档案的收集往往不重视，没有及时归档，造成这些宝贵资料的遗失。比如，在校企合作过程中形成的一些图片资料和影像资料保存不全，平时进行社会调研以及学生到企业顶岗实习的图片资料不注意收集，没有及时归档。随着人员的变动和时间的流

7、逝，这些宝贵的一手资料就遗失了。　　电子文件与纸质文件的冲突，多媒体资源和关系数据库等无法表现为纸质材料，使档案的整理、保管难度加大，这就要求档案人员熟悉电子技术等方面的知识；还有失、泄密现象在技术市场和私自交易中时有发生。　　（六）档案业务工作不够规范　　基层单位档案人员的监督、指导职能发挥不够，档案归档有一定的质量要求，档案人员如对新的档案业务规范学习、掌握不及时，导致档案业务工作不够规范。　　（七）档案利用方式单一，不够主动　　很多单位延用坐等上门的被动服务方式