数字档案馆实施知识管理策略研究

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1、数字档案馆实施知识管理策略研究一、引言随着知识经济的到来,管理科学步入到知识管理阶段。早在20世纪60年代,彼得?德鲁克就指出:“我们正进入知识社会,在这个社会中最基本的经济资源不再是资本、自然资源和劳动力,而是且应该是知识。”①此后国内外一些组织、学者对知识管理的含义进行了深入研究,如美国生产力和质量中心(APQC)认为“知识管理是以战略和领导支持、文化、测量和技术为基础,在这个过程中包含识别、搜集、组织、共享、应用和创造等环节。”②;易凌峰认为“知识管理是一个动态、持续的知识获取、储存与创新过程;由知识员工不断地把个人显性与隐性知识转变成组织知识,并不断扩大组

2、织的智力资本以增加组织竞争力的过程。因此本文认为以知识管理的“知识共享”和“以人为本”两个核心理念审视、分析数字档案馆的基本内涵,充分汲取数字图书馆的相关经验,研究数字档案馆实施知识管理的策略,对我们探求在知识经济的背景下数字档案馆如何发展具有重要意义。二、知识管理理念下数字档案馆的基本内涵(1)“知识共享”所谓“知识共享”就是要通过共享技术使知识信息化以提供利用,这涉及到技术因素。一方面,数字档案馆的管理对象主要是数字化信息,在网络环境下信息的载体涉及互联网、数据库管理系统、存贮结构技术等计算机通讯基本技术。另一方面,由于在知识属性上,档案是历史的原始记录,在揭

3、示某一知识方面是较为分散的;在知识分类上,档案倾向于使用历史主义的方法,强调全宗的完整性。基于此,数字档案馆在实现“知识共享”上采用的技术标准与数字图书馆相比有着独特性,尤其是在元数据技术和多维分析技术方面。(2)“以人为本”“以人为本”就是要为用户提供个性化服务及挖掘馆员的隐性知识使其转换为显性知识,这涉及人的因素。对数字档案馆而言,“以人为本”主要包括用户和馆员两个方面。一方面,为了给用户提供个性化服务,需要开展诸如知识分类定制、知识推送服务、知识智能代理服务等工作,这在客观上就要求数字档案馆必须从信息资源保存机构向开放型用户服务平台转变。然而由于数字档案馆服

4、务对象、开放程度和技术依赖性等方面的要求,数字档案馆提供个性化服务时,应满足用户需求的目的性,协调维护档案知识的原始性和相关加工编纂的关系;充分考虑到档案知识的保密性和时效性;技术上关键要有一个总控模块对个性化用户接口、用户需求分析、用户信息库等进行控制。另一方面,在馆员知识挖掘和综合素质提高上,档案馆员必须是集计算机技术、网络技术、知识管理技能等众多学科为一体的复合式人才,能够使自身隐性知识显性化,显性知识社会化。⑤然而由于档案馆员在数字环境下职业技能、职业道德等因素的影响,使得挖掘馆员知识,引导知识创新的方法、机制具有独特性;同时由于职业定位的缘故,要求档案馆

5、员在提供知识时应有侧重,表现在:更好地维护档案知识的凭证性;需要注意知识的保密性,明确用户的使用权限,并在此基础上再对档案进行加工处理、传播共享。三、数字档案馆实施知识管理的策略(1)从“知识共享”和“以人为本”理念出发知识管理的“知识共享”和“以人为本”并不是一种实际管理技术,而是一种指导性的思路。这就要求在实施知识管理时必须沿着“知识共享”和“以人为本”的思路,将这两种理念融合在具体的管理活动中,并根据实际情况重视或增加某些管理元素,以达到知识管理的目的。数字档案馆建设都是一项长期、涉及面广的任务,在建设初期就应当引入知识管理的核心理念,革新信息资源管理的一般

6、思路,这样才能为以后的发展留下足够的空间,从而避免重复建设,并提升数字档案馆的层次。(2)重塑角色为了满足知识管理的需求,数字档案馆的所有馆员,不论是从事行政管理、馆藏管理,还是从事参考咨询或技术服务,都应担当知识管理者的新角色。这种新角色体现在:1)知识管理开发者,包括设计、组织与维护数字资产;2)知识管理综合者,能综合信息资源与相关服务;3)知识管理教育者,教育员工和用户如何组织、保存与共享各自的信息资源;4)知识管理研究者,应用学科知识与相关技术进行组织、检索与存储研究。⑦(3)创新服务方式数字档案馆应根据自身的特点,充分借鉴数字图书馆实施知识管理的一些方法

7、。1)在数据库建设上可以参考美国俄亥俄州立大学建立的知识库,除了建设一般特征数据库外,还建立特色档案数据库,以便对特色数据库里的档案信息进行知识挖掘,发现隐藏在其中的不易被发现的新知识。2)在提供服务时,需要注意档案知识的重组,如提供多维度服务模式,从、事由和时间三维角度构建电子文件全宗,⑧使用户从每个角度都可以检索。