高校财务报销流程优化设计

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1、高校财务报销流程优化设计　　中图分类号：G647.5文献识别码：A：1001-828X（2016）015-000-01　　随着我国高校办学规模日益扩大，高校师生数量、校区的增加，高校的财务业务日益复杂，不少高校出现了报销难的问题，优化高校财务报销流程刻不容缓。本文首先阐述目前高校普遍实行的财务报销流程及存在的问题。然后提出优化设计方案，解决现在面临的问题，实现各部门、多校区财务共享。　　一、现行高校财务报销的流程及存在问题　　1.现行高校财务报销普遍采用报销人整理单据拿到财务报销大厅由财务人员审核的模式，具体业务流程如图1（a）：　　①报销人把单据整理好

2、，填写报销单，项目负责人签字，若支出数额达到一定金额或特殊业务还需校领导审批。②网上预约，将单据拿到财务报销大厅。财务人员审核单据真实性，审批手续是否齐全，报销金额是否准确，报销内容是否符合制度规范。③编制会计凭证。④出纳付款。若审核不通过，告知报销人原因，将单据退回给报销人让其重新处理。　　2.现行高校财务报销流程的问题有：①整理单据时可能会粘贴错误，提供材料不全、审批手续不全、发票过期等问题，报销人得重新走各个流程。②报销人需要奔波于各个单据审批人的办公室，若项目负责人或领导不在办公室，影响报销效率。处理报销单审批工作，分散了审批人投入其他更重要管理

3、工作的精力。④财务人员面对大量单据，一张张审核计算，在财务系统中录入信息，还要向教职工解释财务规章制度和报账答疑，工作效率较低且容易发生错误。⑤报销人一段时间后要查看曾经报销的内容，需要档案利用审批之后才能一笔笔翻查凭证查看报销内容。　　二、高校财务报销流程优化设计方案　　1.根据现行财务报销流程存在的问题，设计出一套优化的财务报销流程　　①报销人整理单据，登录报销系统，扫描单据上传。输入项目号，报销系统显示项目余额，若报销金额大于项目余额，系统提示不予进行下一步操作。报销人在逐条填写报销内容时，系统右侧给予提示，例如哪些费用可以报销，并且可以插入讲解视

4、频。系统对各类费用自动计算。报销人输入报销金额打入谁的卡中，报销系统与酬金系统对接，只要报销人输入姓名，报销系统自动跳出此人的银行卡号。②项目负责人可以在电脑或APP上审批。③若报销金额大于一定金额或特殊业务需要分管校长审批。④财务人员在网上初审。⑤报销人将纸质单据投递到财务报销大厅，财务人员对纸质单据复审，主要核对纸质单据与报销系统中的扫描件是否一致，若核对一致，将报销系统中的报销内容自动转换生成会计凭证。⑥出纳在财务系统中点击付款，银校直连接口将资金自动转账到报销人卡上。　　2.优化后的报销流程的优点　　①报销人可以在任何地点、任何时间进行网上报销。

5、报销人不必在多个校区之间来回奔波，财务人员全部集中在本部，减少财务成本，各校区实现财务共享。②加快报销工作效率。除了投递纸质单据外，其余环节均通过网络和完成。③报销人员在报销系统中填写报销单时，报销系统可以对其进行指导。④自动计算各类单据的合计数，节省财务人员的计算时间。⑤报销人上传的单据扫描件在系统中保存，方便查询不必一笔笔翻纸凭证。⑥随时查询报销单据的状态和单据的审核进度，提高报销工作透明化。⑦报销系统可辅助会计凭证编制。⑧项目负责人、校领导可异地、集中时间进行线上审批，节省了报销人等待时间，自己更有精力投入到其他管理工作中。⑨报销单经过道道审批，财

6、务人员对其线上初审，减少退票的发生。⑩报销单的录入由报销人在网上操作，减少财务人员的工作量，加快报销工作的完成，增强财务信息的时效性。　　三、结论　　现行的高校财务报销流程已不适应高校财务发展的要求，优化后的流程能很好的解决现行报销流程存在的问题，提高高校财务报销的工作效率，增强报销的透明度，使各部门、多校区实现财务共享。