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1、企业档案资源归档管理机制初探随着社会的进步和X络技术的发展,现代企业已实现无纸化办公。企业X络平台的各个业务操作系统成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里产生了大量的档案资源,如何将这些档案资源进行收集、整理、归档,是企业档案工所要思考的问题。一、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题1.档案归集不全,利用价值小。档案对于任何企业是一笔丰富而又有价值的财富,其重要程度不言而喻。笔者所在企业的档案资源于OA办公自动化系统,于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广,稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿OA办公自
2、动化系统来讲,文件经过主办人办理环节需要将办理件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至OA办公自动化系统中去,这是档案资源采集的方式之一,但在实际操作和运用当中,文件主办人往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理,给归档工作带来很大不便,造成归档数据资料不完整,归档后的档案资料参考价值不大。一些企业员工认为电子化的数据不是档案,只要自己知晓就行了,没有必要上传到OA办公平台共享给大家看。2.归档制度不健全,责任主体不明确。近两年,笔者参与了上级单位组织的档案工作评价服务检查,发现档案管理水平稍稍落后的单位均存在档案资源管理归档制度不全,归档范围责任主体不明等问题。其档案管理制度和归
3、档范围均是5年前甚至10年前制订的,早已不适应当前档案管理归档需要。究其原因,均属观念性不强所为。档案人员普遍认为,档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成单位档案全宗及其档号规则的无连续性,由于上级单位没有硬性要求整改,则保持原来的编制规则。如果一发生变动,则给档案人员增加很大的工作量和整改压力,同时也带来了不少的麻烦,又因近些年精减编制和人员等因素,造成企业屈指可数的档案人员力不从心。3.整合不力,归档形式单一化。当今自动化、数字化、X络化办公已渗透入企业生产经营管理的各个环节。目前,笔者企业各业务板块的应用系统有:OA系统、ERP系统、零售便利店系统、零售电子账表系统、IC
4、卡零售管理系统、业务公开系统、人事培训TS系统、合同管理系统、BW系统、档案管理系统等,如何把各个业务系统的档案资源整合并入档案管理系统,建立无缝链接加以整理、保存和利用,是摆在我们面前的一大难题。另外,档案系统X络化运用面狭小,限制了归档形式的单一性。三、完善档案资源管理归档机制的应对措施1.加强档案资源管理体系建设。着眼实际,贴近工作需求,不断完善各项规章制度和管理过程。档案资源的形成是企业各时期业务工作开展情况的一个体现,如果档案制度和归档范围没有得到及时更新和完善,则造成档案资源的流失,造成企业员工归档意识淡薄。在日常管理工作中,做到归档机制明晰准确,切实可行,不仅要明确档案的
5、收集范围、流程、要求和第一责任人,而且要建立起档案收集工作目标责任制,层层落实。除此之外,建立有效的监督机制,对档案管理的执行情况实行实时监督,适时控制。2.拓宽渠道,保障档案资源归档的齐全和完整。一是控制源头,把好责任部门收集的第一道关口。从源头上抓档案的收集工作,严格按照归档范围进行部门资料接收。二是抓归档质量。档案质量是档案管理的基础和档案运用的保障,同时也决定着档案的价值,这与企业各部门的工作质量密不可分,需要各部门认真对待,落实专人负责,并在日常的工作中定期检查整理和复核,保证档案的输出符合高质有价的需求。三是适时开展档案资源征集活动,把对企业有利用价值的档案资源接收进来,发
6、挥其应有的价值。3.强化档案工作的评估与考核。首先要奖罚得当,奖优罚劣,对工作做得优秀细致的,要给予奖励表彰,对工作马虎大意,造成档案丢失和纰漏的,要通报批评;二是要结合企业开展的比学赶帮超活动,参与年度红旗评比;三是要组织开展二级企业的定期检查工作,及时发现基层档案工作中的问题,迅速纠正和帮助解决其管理中遇到的困难和问题,切实提高档案的管理水平。4.加快档案资源的信息化建设。一是借助档案管理系统平台,整合各板块业务系统的档案信息资源;二是大力推广应用档案管理系统,把档案应用与归档机制延伸至企业的每个部门及每个岗位,做到人人应知应会;三是加强档案管理系统X络化管理,在保障安全保密的前提
7、下做到在线查、调阅档案信息资源;四是需加大宣传力度和档案管理系统的提升力度,以最大限度实现其利用价值。5.提高档案资源管理人员的业务素质。对于负责档案运用工作的管理人员应加强业务应用水平的提高。一是要保障档案管理工作的队伍人员素质,尽量选拔优秀的人才参与到档案管理工作中,从而提升档案管理的工作水平。二是要加强现行档案工作人员的培训工作,加强他们对专业知识技能以及业务工作相关的法律法规的学习,定期组织档案管理人员座谈,交流经验规律,互帮互助解决工
