天津外国语大学滨海外事学院

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1、天津外国语大学滨海外事学院文书立卷及归档规范为加强对学校各类档案的立卷和归档工作，进一步强化档案规范化管理工作，充分发挥档案为学校教学、科研、管理服务的作用，根据教育部《高等学校档案工作规范》，结合我校具体情况，特制定本规范。一、文书立卷文书立卷，也叫组卷，它是文书部门将办理完毕的具有查考和保存价值的一份份文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，使用文书立卷特征把它们组成为一组组文件集合体——案卷的工作。（一）立卷流程图部门日常预立卷①检查调整②卷内文件排列③拟写案卷标题④填写/录入卷内文件目录⑤填写卷内备考表⑥填写案卷盒封面⑦整理案卷⑧(二)图释①部门日常预立卷：各归档部门根据文件材

2、料形成规律，参照《天津外国语大学滨海外事学院档案归档范围》，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。具体做法：每年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类的将文件归入相应的卷盒之中。②检查调整：在平时预立卷基础上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。③卷内文件排列：要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。卷内文件材料按时间、问题、重要程度等要素排列。立卷人员可根据文件的具体情况选择一种或者结合运用两、三种排列方法。但无论采取那种排列方法，都必须注意几

3、种固定的排列顺序：3正件在前，附件在后；存本（印刷本）在前，定稿（签发稿）在后；转发件在前，被转发件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；结论性材料在前，依据性材料在后。④拟写案卷标题：标题是案卷封面上最重要的项目，是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。案卷标题一般由责任者、年度、内容（问题）、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字。⑤填写/录入卷内文件目录：其位于卷内文件之前，EXCEL编辑制作卷内文件目录。1、序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号（阿拉伯数字“1”开始）。2、文号：文件制发机关的发文字号，如:“津滨外[2010]20号”。

4、3、责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。4、题名：即文件标题，一般照实抄录或录入。无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[]”号，例：标题为“会议纪要”的文件,应概括出主要内容写为“[院长办公会议纪要]”，自拟标题在不改变文件原意的基础上，可适当简化。5、日期：文件的形成时间，即落款日期。例：2009.9.1，在文件目录表格上填入八位数字20090901。6、页数：卷内每份文件的页数。⑥填写卷内备考表：卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素水笔或钢笔填写。1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员填写。3、

5、检查人：由对案卷进行审核的责任者签名。4、立卷时间：填写立卷的时间。⑦填写案卷盒封面：案卷封面全宗号、年度、保管期限、机构、室编号、馆编号组成。1、全宗号：即天津外国语大学滨海外事学院全宗号，均为1。2、年度：填写卷内文件所属的起止时间。3、保管期限：将立卷时确定的案卷保管期限填上。4、机构：交卷部门。5、室编号：即归档部门向档案部门移交案卷时所编的案卷顺序号（由档案部门统一填写）。6、馆编号：填写类目名称，即分类方案的一级类目，如DZ1，JX2等。⑧整理案卷：按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序整理。装订前要求：整理案卷：按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序整理。装盒前要求：1、

6、拆除金属物：去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，需要装订的可以用不锈钢订书钉装订，或者非金属物品，例如：多页夹、拉杆夹等等。2、修补裱糊：对破损、不合规格的文件要进行修补和裱糊。3、取齐：检查所有文件材料是否按16开或A4规格大小形成。如不是，则需要裁切、贴边、折边，使之成为16开或A4规格大小，采取左上对齐的方式。二、案卷归档归档，是指文书部门将立好的案卷，按归档制度向档案部门移交。（一）归档时间：按《天津外国语大学滨海外事学院归档单位工作职责及归档办法》中关于归档时间的规定办理。（二）归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案部门根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案部门有

7、权退回，限期整改后重交。1、归档文件材料用纸规格要求统一，一律使用16开或A4型。2、3手工书写的材料不得使用圆珠笔、铅笔书写，一律使用不褪色的碳素（蓝黑）墨水书写。3、案卷封面标题确切，文字简明，无错填漏填项目。4、分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序。卷内目录、备考表的各填写项均按规定填写或录入，卷内文件编号无错、漏现象。5、归档文件材料应归原件。若不能归原件，则可归一份复印件（复印件上必须加盖立卷单位红章），并注明